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三.备用金管理
1．备用金支付范围：
一是纳入市场部经营核算的日常费用:差旅费、办公费、租凭费、电话费、招待费、小额广告费等 。
二是由公司专项汇付，纳入市场专项费用核算的特殊费用，如大额广告费，员工工资奖金，总部人员临时性借款等。 2．备用金拨付方式：
ａ.日常备用金:公司财务部根据市场部填报并经审批的《月度费用预算表》和《月度资金使用计划表》，分批(两次)拨入市场部备用金专户。 ｂ.工资汇付办法:市场部经理，财务主管等纳入公司正式管理范围的员工,其工资由公司直接汇入员工的个人银行帐户, 未纳入公司正式管理员工，其工资从备用金中支付。
ｃ.特殊情况经公司经理和财务主管同意，可直接从货款户将款项转入备用金户后支付，但必须由公司财务部下达《转款通知单》后方能操作，各级市场不得擅自从货款户转移款项，也不得直接将现金货款转入备用金帐户。 ｄ.因公司组织专项活动，或资金调度错误等出现备用金暂时不足，须向公司财务部请示，在财务部指导下进行资金调配，否则，按挪用货款的规定处理。
四.其他规定
１.库存现金额度保持在5000元以下，超过部分应及时送存银行，严格执
行国家现金管理及使用规定，超过银行转帐起点的，不得使用现金，保证资金的有效使用和正常周转。
２. 现金必须存放在保险柜里，由出纳负责专职保管，出纳员不得将保险柜
密码转托他人，如有意外发生，由出纳员负责。
３. 资金支出必须在计划内，否则财务部有权拒付，特殊情况由公司经理签
字方可处理。
４. 资金帐户应严格管理，如有变动须报公司财务部批准，不得存、支非本
公司业务的款项，不准套取银行信用，出现问题由市场部财务主管负责。 ５. 每月十日前市场部应将<<银行存款余额调节表>>、<<银行对帐单>>复印
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件寄往公司财务部进行核对、整理、归档。
６. 财务部应定期对现金、银行存款进行盘点核对，现金必须日清月结，并
审查银行对帐单,对超出一个月的未达帐项要查明原因，及时处理。 ７. 不得出借银行帐户，不得私借公款及公款私存，不得设立小金库，不得
挪用现金、白条抵库。
费用管理及报销制度
一、财务收支审批程序及权限
１.日常费用报销:机关费用支出，先由各部门主管审批签字，再由公司经理签批，财务部主管审核签字后由出纳员核准报销；市场费用支出，由市场部经理签批，财务审核后付款，月末报公司财务部，按有关规定核销，超支部分或不合规定的费用由市场部承担，扣除下月费用额度。
２.购买办公用品，由部门主管申请，公司经理签字，由行政部统一购买，同时登记备查帐；专业用品，由各部门自行购买（申请手续同上）。 ３.固定资产购买必须报公司经理审批，在批复的额度范围内执行，超标准自负。
４.对广告费：合同标的额在5000元以下的广告费由市场部经理和财务主管审批，在广告费用计划内执行，合同标的额在5000元以上的广告费，由市场部提出付款申请，履行审批手续后由公司支付。
５.突发性开支（如税务查补税款、罚款）及礼金在1000元以上的要事前报公司审查批准。
二、费用报销单据要求
1．一般情况下，由外部取得的报销凭证，必须是税务部门统一规定使用的正式单据，一切非正式单据不能作为报销凭证；
2．差旅费报销应填写差旅费报销单，后附相关车票及住宿杂费等票据，其上应注明出差时间，起讫地点、事由、金额、票据张数等；其他费用如办公购物，复印等需填写支付证明单，支付证明单及其所附票据上应注
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明经办人、数量、用途等。
3．劳务费开支，（如临时人员工资、促销及导购人员工资等），须经相关部门据实填写正式表格，作为报销凭证，表格签收栏必须由领款人本人签收，不得代领。
三、费用标准与控制办法
1、工资：指支付给纳入公司正式管理范围的所有员工的工资及奖金，具体 见行政人事部工资制度。
2、差旅费：指因业务出差发生的各项费用，包括车船费，住宿费、出差补 助等，详见《差旅费管理制度》。控制办法如下：
1) 控制差旅费发生的人员、范围、事项，能通过电话，信函解决的问题
尽量避免出差；
2) 加强出差的计划性及办事效率，争取多个问题一次性解决，避免重复。 3) 控制差旅费发生的额度，严格按照公司制定的差旅费开支标准执行，
无特殊原因，不得超额度（交通费补助）超标准（如出租车、软卧、飞机）报销。
4) 控制报销差旅费的时段，必须按规定的时间报销，超过规定时限不予
报销，以免失去过程控制。
4、办公费：包括办公用品、用具、办公设备维护及消耗材料、邮寄费等， 控制办法：
1) 统一计划、购置，以便控制单位价格、减少费用。 2) 从节约、适用的角度，货比三家。
3) 控制购买范围，自用、自备物品不得购买。
4) 购入入库，领用登记，控制使用数量、避免浪费、流失。 4．租赁费：指办公房租，物业管理费等，控制如下：
1）市场部租房，必须报公司审批，并签订租房合同，租金在规定额度 内支付；
2）所租房屋，以方便、安全、实用为原则；
3）合同期限一般为3个月，押金尽量降低（一般为1个月租金，最多 不超过2个月租金）以免变更时，押金不能收回。
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5．业务招待费：指招待地方政府职能部门、客户、总公司领导等所开支的餐费、礼品、住宿费、娱乐性支出。
1）严格执行国家财政部规定比例，总额控制在销售额的5‰以内，每 月根据销售计划额度预算开支；
2）各部门、市场每月上报外联计划，由公司统一安排，确保招待费有 计划、有效的使用；
3）严格履行招待费开支审批手续，填写招待费开支审批单（如下），并 经公司经理批准。
A、招待对象 B、陪同人员 C、达到目的 D、预计开支额度 E、经办部门及经办人 F、审批 6．电话费：指各种通讯工具发生的费用，包括办公电话费、手机费、传呼机费。
1）健立健全电话的使用管理办法； 2）严格控制电话费额度：
? 配备手机人员，公司经理1000元以内，市场部经理，部门主
管500元以内，市场部主管300元以内，其他需配备人员150元以内；
? 传呼机，必须配备人员全额报销台费，其他报销50%台费； ? 办公电话费实行总额控制；
3）员工出差联系业务或工作汇报发生电话费必须注明内容、受话人及 受话电话，限50元以内据实报销；
4）控制电话使用时间和次数，使用前应将联系的事项考虑清楚避免重 复使用；
5）严禁聊天煲电话粥，一经发现，罚款50元以上； 6）严格控制私人电话，特殊情况，需先请示，并按价收费。 7．运杂费：指提取和运送货物所发生的运输费，装卸费及其他杂费。
1）有计划的安排货物的发运：同一方向商品，宣传品的运送应尽量同 时进行，避免重复路径运送； 2）合理选择路径、避免运送逆流； 3）调查运输距离，控制掌握运费额度；
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4）控制租车时机，合理选择运输工具； 5）凭运费结算单报销运费。
8．汽车费用：包括汽车燃料、停车费、路桥费、各种规费、保险费及修理费用。
1）制定汽车使用管理办法；
2）遵守交通规则，按时交纳各种交通规费，避免出现罚款和滞纳金，
无特殊情况，违规罚款，由司机负责； 3）严格控制修理费用，按计划进行维护、保养。
9．低值易耗品：指购买价值在100元——2000元内的各种办公用品、用具。
1）实行购买审批，领用登记、人事变动移交的管理办法； 2）使用人应妥善保管，人为损坏、遗失、照价赔偿； 3）严格履行报废手续。
10、广告费：详见“广告费管理规定”
四、广告费管理
（一）广告费界定范围
包括媒体广告、户外广告、终端宣传材料、投递费、促销活动费、影 像资料及制作费用等。 （二）支付步骤
1、财务部根据营销部“周广告费支付计划”，核对其支付内容，包括广告合同、 发票是否齐全。
2、营销部，各市场部应先取得广告发票，并在付款之前传真到公司财务部， （发票原件在每月15日之前寄至公司财务部），发票原件必须有市场部经 理、经手人及市场财务签字，注明项目号，并附上“广告发票清单”；财务 部收到清单后，签收并传真到市场部，如暂时无法取得发票，需有营销部 审批单。
3、财务部根据“广告费付款计划”内容，在资金允许情况下，3日内正确填 写付款凭单（电汇单、支票、银行、汇票等）及时付款；如果广告付款内 容（媒体名称、付款金额、开户行帐号）有变化，市场部应立即通过传真 或电话通知财务部暂停付款，同时上报营销部作更正说明，财务部收到营
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