第4章 档案与信息管理
4.1 档案管理制度 4.1.1 总则
为确保档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定排水管网档案资料管理制度。
1、在泵站运行及维护过程中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向公司资料室提交备份，从而保证公司资料室作为公司档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
2、公司资料室负责公司档案管理、文书立卷的工作，并对泵站维护班组的档案管理工作进行监督、指导。泵站维护班组负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职人员负责此项工作。
3、建立常备易损件和物料动力消耗台账，配备专职保管员负责此项工作，并严格执行公司材料保管和收发签证制度。 4.1.2 归档范围
1、凡是反映泵站运行维护所发生的工作、具有查考利用价值的文件材料（文字、图表、电子版资料、录像等）均属归档范围；
2、相关单位协调会议形成的文件材料； 3、工程建设前期、竣工验收、更新改造等资料；
4、设备大中修中形成的维修合同、验收、结算所形成的资料； 5、具有法律效力及保存价值的文件。 4.1.3 立卷归档要求
1、公司资料室应即时做好档案归档分类保管；泵站维修班组应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，移交公司资料室备案；
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2、泵站维修班组应及时移交泵站维护过程中的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；泵站维护班组必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料；
3、维护班组向公司资料室提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待公司资料室专人签收后各留存一联清单备查；
4、设施的维修资料应准确、齐全；
5、突发事故或设施严重损坏情况的资料、处理结果应及时归档； 6、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整； （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷；
（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号；
（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、
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年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目；
（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 4.1.4 档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
2、确定公司档案保管期限的原则
（1）凡是反映泵站大中修和基本历史面貌的，对本泵站有长远利用价值的档案，列为永久保管；
（2）凡是反映泵站一般维修，在较长期时间内对泵站维护有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
（3）凡是在较短时间内对泵站有参考价值的文件材料，列为短期保管。 4.1.5 档案的借阅
1、因工作需要需借阅档案资料，需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅；
2、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销；
3、借阅档案的人员，不得涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准；
4、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天； 5、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失； 4.1.6 电脑档案的管理
1、与泵站相关的文件、资料，在电脑中指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
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2、泵站维护班组资料员、公司资料室负责人即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。
4.1.7 档案的鉴定与销毁
1、公司相关部门定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
2、档案鉴定工作由公司主管泵站维护副经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
3、档案材料鉴定小组审定，并经公司总经理批准后，方可销毁。 4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。 4.1.8 罚则
1、凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以公司内通报批评。
2、所有员工凡有涂改、拆散或未经办公室主任批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。
3、所有员工凡有不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
4、所有员工凡有遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。
5、档案管理员丢失、不执行档案调阅流程，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。
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6、所有员工凡有不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。 4.2 档案资料建立
4.2.1 排水管网图绘制及排水管网数据库建立
为能准确反映辖区内管网情况，便于泵站范围内排水设施的维护，应绘制排水管网图和建立排水管网地理信息系统。排水管网图绘制如表1所示：
表1：排水管网图的主要内容
图 名 比例尺 排水系统图 1:2000至1:20000 排水系统边界 泵站及排水口位臵 泵站名称 泵站装机容量 内 容 主管位臵 管 径 管道流向 道路、护坡等 管道长度 管道流向 管底及地面高程 道路边线、沿街参照物 排水管详图 1:500至1:2000 检查井 雨水口 接户井 管 径 应采用计算机技术对管网图等空间信息实施智能化管理，并应符合下列要求：
1、排水管网地理信息系统功能 （1）管道数据输入、编辑功能； （2）管道信息查询、统计、分析功能； （3）具备完善的信息维护和更新功能； （4）图形及报表的输出、打印功能。
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