送该公司财务总监(总会计师)、财务经理、总经理阅知。
六、资金审批权限及流程
(一)集团资金审批权限和流程
1、说明:境内集团计划内、计划外资金以集团月度资金计划为标准区分,每旬资金计划虽然超支但仍然在月度计划范围内,不属于计划外资金。
2、境内集团计划内各项资金支出的审批 (1)、正常归还融资款(本金及利息)的审批 正常归还融资款(本金及利息)是指按融资合同规定的还款期和还款金额归还,融资包括金融机构借款融资、差额
承兑融资、以及其他形式融资。
审批流程:资金结算部提出申请→集团财务资金结算部总经理审批→集团财务总监→集团财务银行会计操作,同时报集团首席财务官知情。
(2)、非正常归还融资款(本金及利息)的审批 非正常归还融资款(本金及利息)是指提前还款或者超额还款等未全部按融资合同规定还款,融资包括金融机构借款融资、差额承兑融资、以及其他形式融资。
审批流程:融资系统经办人提出申请→各地融资系统负责人审批→主管融资副总裁审批→主管执行总裁核准→集团财务银行会计操作,并由集团财务部资金结算部将审批单扫描抄送集团财务总监、首席财务官、执行总裁、董事长阅知。
(3)、融资系统配合贷款银行完成各种任务的审批 融资系统为完成融资任务,需配合贷款银行完成银行的各种要求。比如变相利息财务顾问费、完成全额承兑的开具、购买基金、定点贴现等。
审批流程:融资系统经办人提出申请→各地融资系统负责人审批→主管融资副总裁审批→集团财务总监签署落实意见→分管执行总裁→集团财务银行会计操作,并由集团财务
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部资金结算部将审批单扫描抄送集团财务总监、首席财务官、执行总裁、董事长阅知。
若配合贷款银行完成的业务在本规则中有明确办理方式的,如银行承兑汇票的开具和贴现等,则遵循该规定办理。
(4)、计划外拨付各公司工程资金支出的审批(附件9) 月计划内的按照上述计划资金管理流程和权限办理。 各公司填写资金审批单→工程总监审批→集团财务总监审批→分管执行总裁核准→集团财务资金结算部执行。
特殊情况下由执行总裁决定启动特殊审批流程。 计划外资金的抄报范围同计划内抄报范围。 (5)、拨付各公司流动资金的审批(附件9)
审批流程:使用资金的公司财务填写并经过该公司总经理签发拨付资金申请单→集团财务资金结算部总经理预审→集团财务总监核准→→集团财务银行会计操作。
(6)、各办事处费用性资金支付程序
各办事处包括山西、石家庄等地办事处。办事处费用性支出包括租金、相关物业费用及办事处公共费用,不包括各办事处人员的办公费用、差旅费等费用。
①各个办事处的费用预算有相应公司或系统按上述要求编制年度预算,在预算内的费用则分别在体现该部分预算的公司报销。承担费用的公司必须同时要求提供预算的办事处提交相应资金支出计划。
审批流程:办理业务人员填写支付审批单→所在办事处负责人签字→集团财务总监审批→费用负担公司银行会计操作。
②各办事处人员的办公费用、差旅费、招待费等办事处公共费用以外的部门费用分别由年度预算列支公司负担,履行各部门费用资金审批流程。
3、境内集团计划外各项资金支出的审批
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集团计划外的各项资金支出除了上述集团计划内各项资金支出的审批流程外无论金额大小必须有集团财务总监审批→主管财务副总裁→执行总裁审批环节方可执行,同时按照计划内抄报范围报送。
4、海外公司资金支出的审批
海外公司资金支出应由集团统一控制。
审批按照《旭阳煤化工集团有限公司香港办公室货币资金管理办法》的要求办理。
(二)各公司资金审批权限和流程
1、说明:各公司计划内、计划外资金以各公司月度资金计划为标准区分,每旬资金计划虽然超支但仍然在月度计划范围内,不属于计划外资金。
2、各公司计划内各项资金支出的审批 (1)、各公司日常生产经营资金的审批
日常生产经营资金包括供应、采购、生产和其他经营金、运费、修理费等生产辅助性资金支出等。
审批流程:经办人填写资金审批单→所在单位财务部审核→业务部门经理签字→主管副总审批→财务部经理审批→总经理审批→财务部办理资金拨付。
(2)、各公司费用性支出的审批
各公司费用性支出包括电费、工资、税金、差旅费、招待费等管理性费用等支出。
审批流程:申请人填制费用审批单→所属部门经理签字→所在单位财务部审核→财务部经理审批→公司总经理审批→财务部办理资金拨付。
(3)、各公司代管集团工程资金具体支付的审批 审批流程:工程支出单位工程部填写资金审批单→所在单位财务部审核→财务部经理审批→主管工程总经理审批→各公司财务部办理资金拨付。
3、各公司对每月实现利润和折旧上交集团的审批
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审批流程:由各公司财务部填写当月利润及折旧情况审定表(见附表2)→集团财务会计部、资金结算部审核→各公司财务部经理核准→各公司总经理审批→各公司银行会计执行。
责任人:各公司财务部经理。 4、其他资金调用的上交程序
集团可以根据整体发展的需求,结合各公司经营实际调用各公司资金。
审批流程:集团财务资金结算部填发资金调拨通知单→资金结算部总经理预审并与各公司财务负责人沟通确定方案→集团财务总监在审批前与各个公司总经理沟通并审批→各公司银行出纳操作执行。
集团在对各公司经营资金调用时,需明确归还的时间。 若集团调拨的资金在不同体系(旭阳控股体系和中国旭阳煤化工体系)之间流转,参见前文“二、资金管理的要求
中(一)、现金、银行存款管理中8、银行资金划转审批流程(审批单见附表3)”之规定。
(三)特殊事项的审批权限及流程
1、说明:特殊事项指资金的支出为非常规、与合同约定支付条款不符(主要指支付金额超出合同约定)以及关系到与客户合作关系等的支出。包括但不限于:
(1)、超出合同约定付款比例支付给供应商货款、工程款等。
(2)、归还超过三个月没有发生业务的供应商所欠尾款。 2、特殊事项的审批
审批流程:各项特殊事项的资金支出除履行以上正常审批流程外,必须经过主管业务集团总监或副总裁审批→执行总裁的核准后方可执行。
七、信息管理
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1、集团基于NC系统建立资金信息平台,由各个公司财务管理部和集团财务部资金结算中心负责维护,由资金结算中心负责日常管理管理。
2、资金信息采用日报,具体日报的格式由集团资金结算部根据管理要求设计。具体报送形式分为短信和邮件两种。
3、资金信息根据管理需要可以调整,一般按照以下范围发送:
1)资金收支存短信:董事长、执行总裁、主管融资副总裁、首席财务官、财务总监、集团财务部总经理。
2)应收应付短信:董事长、执行总裁、主管融资副总裁、主管营销副总裁、营销公司总经理、首席财务官、财务总监、集团财务部总经理。
各个公司比照此范围报送各个公司的应收应付信息。 3)资金收支存邮件及资金周、月分析报告、预警报告等专题报告:董事长、执行总裁、主管融资副总裁、首席财务官、财务总监、集团财务部总经理。
八、罚则
为体现本规定严肃性,除以上条款中已体现的处罚规定外,若出现以下问题的,由检查单位(集团财务部、督察部、审计部、融资系统等)和具体负责人提出处理建议(包括处罚对象、处罚方式),在总裁办公会通报并决定处理意见。处罚形式可视具体情况分别采用通报批评、罚款、下岗、降职、开除等。
1、违反现金管理规定的;
2、不按规定审批程序开立或撤销银行存款账户的; 3、违反专款专用规定,将专用资金挪作他用的; 4、擅自收取商业承兑汇票;
5、不按规定上报、上交期限在3个月以下的银行承兑汇票的;
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