支票等。
(2)、空白单据:包括空白支票、盖章收据、盖章银行结算业务委托书、盖章电汇单据等。
2、票据的收付款管理:
(1)销售环节不论哪种产品的销售均不得收取商业承兑汇票;对于以商业承兑汇票方式取得投资或者取得融资的,在确定贴现、担保等事项后按照投资和融资的审批程序审批后可以办理。
(2)对收到的银行汇票、转账支票、银行承兑汇票等有价票据要严格把关,必须注意检查票面、出票行、背书等因素是否有问题,把好票据质量关。
(3)严格执行支票领用手续,不得签发空白支票,如因特殊情况确需签发不填写金额的转帐支票时,必须在支票上写明收款单位名称、款项用途、签发日期、规定限额,并由领用人在专项登记簿上签章;随时掌握银行存款余额,不准签发空头支票。签发的各种票据要求数字无误、文字准确、印章齐全。作废支票必须加盖“作废”戳记,与支票存根一起保管。支票丢失要立即到银行办理挂失手续并向直接领导汇报。
(4)银行承兑汇票付款优先次序选择:对库存的问题票据、小行票据、到期时间比较长的票据要优先付出。不得擅自支出距到期日不足三个月的银行承兑汇票,必须支出时由集团财务总监批准后方可执行(合资公司由其公司财务总监批准)。
3、银行承兑汇票的贴现管理:
(1)、各公司不得直接办理银行承兑汇票贴现业务。有贴现业务需求时需先提出申请(审批单见附表7)。贴现业务审批流程是:各公司财务部、融资系统→集团资金结算部总经理→集团财务总监→集团首席财务官→集团执行总裁。申请要明确贴现理由、拟贴现金额、拟贴现银行的贴现率(至少
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三家)。
(2)、各公司在办理贴现申请的同时准备贴现相关手续(申请、合同、增值税票等)经集团执行总裁最终批复后方可到指定银行办理查询、贴现等具体业务。各公司出纳查询时不准递交银行承兑汇票原件,以拟办理贴现承兑的复印件到银行办理。各公司只在接受复印件查询的银行办理贴现业务。具体办理贴现业务时由公司出纳携带原件及相关手续到银行办理,若各种原因导致当日下班前无法到帐的,由出纳人员将银行承兑汇票原件送回公司入库,不得在银行存放。
4、开具银行承兑汇票的管理
(1)、开具承兑汇票、信用证要有真实的业务基础,必须有一一对应的采购销售合同做支持,不得单纯为了融资目的开承兑而形成没有真实业务往来的背书转让。
(2)、集团财务资金结算部负责协调新融入银行承兑汇票的办理。集团财务资金结算部协调开具银行承兑汇票前需提前通知各公司,各公司根据客户资源在一个工作日内反馈背书客户、票面金额需求,集团财务根据各公司的付款需要协调各公司、融资系统开出相应面额的承兑汇票。
(3)、各公司不得直接办理全额银行承兑汇票的开具业务。开具全额承兑汇票业务审批流程是(审批单见附表8):各公司财务部、融资系统→集团资金结算部总经理→主管融资副总裁→集团财务总监→集团首席财务官→集团执行总裁。
5、票据的保管:
(1)、公司所有价票据都必须由指定人员专门负责保管,工作时间存入保险柜保管,节假日期间必须存放在签有代保管协议的银行,由公司指派专车,两人以上送至银行并直接交到银行管理员手中办理相关交接手续,不允许由银行客户经理代办。
(2)、对盖章收据的使用保管:销售业务人员外出收款必须填写“空白收据领用单”写明目的,申领份数,由业务部
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门主管领导签字后在出纳处领用空白收款收据,在收据第一联(存根)签字确认,收据保管人员同时做备查登记;销售人员收到款项后需将票据及收据同时送交财务,缺一不可;财务人员应及时进行冲销;
(3)、对盖章空白支票、电汇单等重要银行单证的管理:公司银行会计应对加盖财务印鉴的单据作详细登记,同受托保管人员履行签收手续,必须由委托方公司资金管理负责人签字方可办理。各公司银行会计要跟踪所盖单据的使用情况,资金负责人必须定期检查,防范空白带有财务印鉴的银行单证流出公司。
(4)、在有价票据内部流转过程中,各公司银行会计、集团财务资金结算部相关操作人员必须保证票据的安全,及时履行签收手续。各公司入账手续齐全,集团财务结算部经理、各公司财务经理负管理责任。
(5)、银行承兑汇票的处理情况要及时在资金管理软件中登记,保证准确、完整;出纳要做到日清月结、定时核对,月末由出纳、资金管理负责人一起盘点,出具盘点报告并签字确认,确保票据、台帐、账务三统一。
6、票据贴现率管理
(1)、银行承兑汇票对外贴现贴现银行的选择以贴现率最低为主要原则,同时结合银行融资业务等综合因素选择确定。
(2)、收取客户承兑汇票贴息的贴现率要根据同期银行贴现利率适当浮动,由集团财务资金结算部制定并通知各公司,各公司要严格执行。
(3)、各公司经营现汇资金不足,可以向集团内部贴现,贴现利率为资金结算部结合贴现当时外部银行贴现率制定的贴现利率。内部贴现息反映为资金的不等额兑换,并不确认收入和费用。由于集团资金调拨或内部贴现所引起的各公司之间的往来帐由集团结算中心负责:每月末统计各公司往来,并以此作为参考调度下月资金,争取每季度末通过资金调拨
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调平往来。
(三)、财务印鉴及银行账户管理
1、财务印鉴的刻制及销毁:由于公司开立、公司注销或其他原因需刻制或销毁财务印鉴,必须履行财务印鉴刻制或销毁审批(审批单见附表5),审批流程为:申请部门→部门负责人→各公司财务经理→各公司总经理→集团财务总监→首席财务官。施销毁时必须由财务部负责人、审计部负责人同时在场监督方可进行。
2、每个公司只能持有一套财务印鉴,如特殊情况需有多套印鉴,必须履行相关审批手续并在集团财务资金结算部及相关公司备案,印鉴的使用范围必须明确,避免造成不必要的麻烦。
3、各公司财务印鉴必须保存在财务保险柜。财务印鉴分两人分别保管,各负其责。
4、财务印鉴原则上不能离开公司财务部。确需把财务印鉴带离公司的必须履行审批程序,由经办人书面申请,申请部门经理、财务经理共同签字同意方可带离,使用完毕后立即归还财务部,经办人对印鉴带离期间的安全和经济法律责任负全责。
5、各公司新开立或撤销银行存款账户由集团财务资金结算部和融资系统共同确定(审批单见附表4)。审批流程为:申请部门→部门负责人→各公司财务经理→地区融资负责人→资金结算部;资金结算部→集团财务总监→集团首席财务官→主管融资副总裁。开销户处理完毕后需在集团财务资金结算部备案。
(四)、融资合同、批件管理
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1、各公司涉及金融机构的融资合同、批件等必须将一份复印件交各公司财务部保存,作为资金计息、还款等支出的依据。
2、各公司贸易融资合同必须经融资主体公司财务经理、集团财务总监、集团首席财务官签字方可签订执行。签订后由融资主体公司财务经理负责制定贸易流程,监督执行并每月定期向集团财务资金结算部汇报贸易融资合同的执行情况。
3、金融机构的担保、抵押、质押合同必须经主管融资副总裁和集团首席财务官联签后方可办理。
4、融资系统要确保在第一时间将涉及到融资的合同、批件等复印件(扫描件或传真件)送交各公司财务部,各公司财务部应及时将信息在资金管理软件中登记。同时要提交一份复印件(扫描件或传真件)给集团资本市场部。
(五)、海外公司资金的管理
海外资金管理按照《旭阳煤化工集团有限公司香港办公室货币资金管理办法》的要求办理。
三、管理职责
(一)集团财务资金结算部负责境内集团资金的管理
1、集团财务资金结算部负责集团资金的收支调配。资金收支内容为投资、筹资活动所涉及的资金。
2、根据集团资金调度会沟通结果,结合各公司工程等投资需求、融资系统银行贷款融资情况、各公司上缴款项情况编制集团资金月度、旬资金计划,按旬合理安排、调度资金。
3、集团财务资金结算部各旬末根据本月预算提前计提核定应收取各公司的利息、利润和折旧等,并在下月初根据各公司实际报表对本月应计提资金作相应调整,调整金额在下月上旬应计提资金中体现。(核定表见附表2),如果各公司资金不足上缴,对超期未上交的资金按每日万分之五计算滞纳
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