在松散型的律师事务所当中,无论是大型律师事务所,还是小型的律师事务所,每个合伙人关于如何开展业务和维护自己的利益,都有一套自己的想法,合伙人的独立性相对突出,通常不会顾及别人的利益。合伙人为了追求个人利益最大化,有可能会不顾及委托人之间的利益冲突和律师执业道德,冒违规执业的风险。合伙人个人权利的过分行使,会导致事务所整体社会声誉的下降。
律师事务所需要树立良好社会信誉,最大限度地维护客户的合法权益。首先需要自觉地遵守执业纪律和职业道德,其次专业化的法律服务非常过硬,第三服务标准比较一般的标准要更高、更严格,第四具备品牌效应,社会影响力比较大。在法律市场激烈竞争的环境下,律师事务所的业务管理,通常是有效制胜的关键。
作为事务所的合伙人,在整体统一管理的意识和观念上应当能够达成共识,主动地、自觉地放弃“人自为战”、“个人利益高于一切”的思想。合伙人必须要平衡好自己的权利,自觉履行事务所要求的义务和责任。合伙人要自觉地、发自内心地放弃自己的独立意识与权利欲望,向合伙人会议、合伙人管理委员会低头。事务所的整体利益才能实现,有效的管理才
8《合伙制律师事务所管理探讨》张学兵,《中国律师》杂志2005年第1期
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可能执行。
七、为什么专业化分工和统一的业务管理,有利于防范利益冲突?
在合伙制律师事务所中,有了优秀的专业人才,并配套地实施业务管理,才能培养律师具有良好的服务意识,才提高整体律师的法律服务质量。这些具体的管理制度是以律师服务专业化为核心而制定和实施的。包括:事务所的律师管理制度、业务管理制度、行政管理制度、财务制度等等。其中律师专业化管理制度和业务统一化管理制度是最主要的措施之一。
1、“万金油”律师,松散的管理,执业风险不可避免
在事务所发展初期,由于事务所的规模小,业务少,事务所通常处于积极开拓业务的状态,合伙人很难提供多余的业务给律师去做。相反,事务所还希望律师能够给事务所带来一定的业务,以维护事务所的生存与发展。在这种情况下,事务所或是根本不考虑招聘专职律师的,或者只考虑招聘有业务来源的律师。
合伙人各自聘用自己的律师,自己决定律师的薪酬。其不良后果是,会在律师事务所内部形成不必要的攀比,结果势必导致事务所整体成本的上升。这样做,还会使团体缺乏凝聚力,不可能实行统一的人才培养计划,人力资源会造成不必要的浪费。也就是说,此时律师的薪酬主要来源于自己拓展的业务和自己亲自承办法律服务的相关收入。实际上,实行“提成制”的律师事务所,蕴藏着很大的执业风险。
首先,律师作为一名雇员对事务所的管理和风险不承担任何责任,而他却以事务所的名义开拓业务,自己办案,事务所既不能把握接受案件的方向,也不能对案件的办理质量进行监督,潜在的办案风险要由全体合伙人承担。
其次,由于允许律师自己开拓业务,办理案件,事务所无法进行客户的准确定位,无法保证事务所的专业化发展。
在事务所发展到一定的规模,业务量已经非常稳定,管理制度比较完善的情况下,就更有能力来承受外部环境的变化给事务所创收带来的压力,在这种情况下,找人做事要比找事挣钱显得更为急切。稳定律师队伍,保证工作质量,应当成为这个时期工作的一个重点。律师可以不再过多地为收入费心,而集中精力关注所办理的业务,这样既有利于事务所的管理,又可以培养专业化较强的律师队伍,有利于律师之间的团结和协作,提高事务所的业务效率。
2、统一的业务管理,可以防范执业风险
统一的业务管理是指对律师事务所提供的所有法律服务,从合伙人的立案申请、专人利益冲突检索、全体员工的即时冲突检索、业务的分配、业务的评价、业务培训、阶段性工作汇报、结案报告和案卷归档等其相关环节,实施专人负责,实施集中统一的业务管理制度。
统一的业务管理制度是事务所提高整体业务水平,保证业务质量的关键。在规模比较小的律师事务所,业务管理可能简单到只是在登记表上手工填写。虽然是手工填写,但这种工作记录的方式,对搞好业务管理工作也是非常重要的。
(1)业务洽商,最终签约
事务所首先应有一套明确的制度和程序上的要求。只有合伙人才能代表事务所对外洽商《法律服务代理协议》的基本内容,只有由负责管理事务的合伙人(例如:管理委员会委员,部门负责人,分所负责人)才能代表事务所在《法律服务代理协议》上签字,普通合伙人是无权代表事务所对外签订法律服务合同的。理由如下:
(2)事务所不承接所有的法律服务
合伙人在接收业务时,都应该以事务所的整体利益为重,严格执行相关规定。单从某个律师或合伙人的角度出发可能很少有不能接收的业务,但从事务所的角度出发有些业务就不适合接收。因为,有些案件可能带来风险,并非所有的业务都能给律师事务所带来利益。有时,事务所会因为一项业务让整个律师事务所陷入危机,麻烦重重,很长时间都摆脱不了。
(3)事务所对重大案件的承接坚持集体讨论制度
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对于一些社会影响比较大的案件,律师事务所草率地承接以后,常常会遇到一些事先没有预料到的问题。这样有重大影响的业务,事务所必须合伙人集体讨论决定,而不可以听任某个合伙人擅自行事。一些规模比较大的律师事务所为了保证业务的质量,很早就实行了业务的统一接收。
(4)事务所有意识地筛选客户
对于商业信誉不好的委托人,或没有经济价值的客户,或暂时不能胜任代理其法律服务的委托人,或政府限制接受代理的法律服务,律师事务所会主动地筛选相关客户。这样做,一来可以有意识地筛选客户,可以保证事务所的发展符合规划的目标,二来对客户进行必要的筛选,可以保证本所业务的统一水准和提高服务质量。
3、建立客户信息库,员工即时检索冲突信息。
利益冲突的检索和查询非常重要。经过长期的努力(大约2年至4年),利益冲突的查询已经成为广大合伙人、专职律师和业务秘书的日常工作习惯。
在前期的法律服务洽商过程中,在律师向外发送《律师函》、《法律意见书》和《催款通知》之前,合伙人都会嘱咐承办律师查一查利益冲突,律师也会上网检索冲突,避免事后尴尬,业务秘书也在立案申请的同时,也会检索利益冲突。
律师事务所经过3年至5年的积累,已经形成了相当规模的“客户信息库”,北京、上海、深圳和广州的任何员工,无论是办公室检索,还是在客户现场办公,还是在家中加班,都可以通过国际互联网,登陆事务所的业务管理系统,随时随地检索和查询。
4、业务专业化,强化了合伙人之间的合作和律师间交流
律师的专业化程度要求很高。如果,某位律师声称自己是“全科”专家,可以胜任任何类型的法律服务,凡是有正确判断能力的委托人都会得出这样的结论:这位律师在骗人,这位律师不诚实,这位律师把我的事情当儿戏,这位律师很有可能会损害自己的利益。
如果律师事务所只有两位合伙人,同样也需要专业化发展。一个合伙人可以则重出庭诉讼,而另一个合伙人则可以重文字工作。规模比较大的律师事务所,内部最好分成不同的专业部门,例如:房地产部、公司部、诉讼仲裁部部、知识产权部、金融部等。专业律师的培养可以保证有一批律师更多地关注、更深地钻研某个领域的法律服务,从而成为合伙人赖以依靠的专家,成为律师事务所闯出名气的核心力量,成为律师行业迅速发展的有效保障。
律师专业化分工之后,由于专业特点突出,合伙人之间的业务合作会更加频繁和深入,专业律师之间的交流会更加密切。而且,为提高和强化专业律师业务素质,事务所中业务培训、沙龙与学习、定向培养专业人才等继续教育的活动会越来越多。
八、禁止双重代理的规则与例外
1、双重代理规则
律师不得在同一案件中为双方当事人担任代理人。9同一律师事务所的律师分别担任同一案件原被告双方代理人的行为,属于双重代理,应予禁止10,对目前一些经济欠发达的边远地区的县(市)只有一家律师事务所的除外,但必须事前告知双方当事人,征得双方当事人的书面同意,并指派不同的律师进行代理。11双重代理的具体表现方式如下:(1)在刑事案件中,本所的律师为被害人或为被害人的近亲属担任代理人,而本所其他律师接受同一刑事案件中犯罪嫌疑人或被告人的请求,担任辩护人。
(2)在民事、行政诉讼和仲裁类对抗性案件中,本所不同律师同时担任双方当事人的代理人。
(3)在诉讼、仲裁类对抗性案件中,承办与一方当事人依法解除委托关系后,在同一
9《中华人民共和国律师法》第34条
102001年11月,中华全国律师协会修订的《律师执业道德和执业纪律规范》第五章
112001年8月9日司法部《关于同一律师事务所的律师不宜担任同一案件原被告代理人的批复》(司复[2001]12号)
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案件中又接受对方当事人的申请担任代理人。
(4)在民事案件中,本所律师在同一仲裁案件中分别担任代理人和仲裁员。
(5)在担任常年或者专项法律顾问期间及合同终止后一年内,又在诉讼或者仲裁案件中接受该法律顾问单位或者个人的对立方委托的。12
禁止双重代理规则的关键是“同一个律师事务所”、“同一案件”和“地位抵触”。同一律师事务所,说的是无论在某个城市的同一个办公室内,还是在全国各地、世界各地的分支机构的办公室内,任何律师都不能接受有损于现行委托人的另一个委托人的代理。13另外,在如此严格的规则下,还存在更严格规则相配套。不但是“同一案件”不能双重代理,就是不同的案件,处于地位抵触的情况下,律师也不能代理。例如:A公司曾经委托承办律师提供日常法律咨询,该《常年法律顾问协议》结束后不满1年的,该律师事务所就不能接受B 公司的委托指派律师承办起诉A公司的法律服务。14
2、例外规则
有句法学彦语说得好“有规则即有例外”。“例外”是对规则的补充和突破。维护国家的司法公正是律师应尽的职责。作为律师和律师事务所要充分遵守规则,又要充分利用规则。律师是要保证不失去案源,同时又希望不被司法行政机关处罚、不被律师协会惩诫。律师就可以充分利用“利益冲突的例外”规则,在检索查证不合格的情况下,通过告知方式,取得委托人的公开豁免。