Q/HX--1401--2012
4.3 各责任部门、档案文件管理人员详见流程图（标准附录A） 5 管理内容与方法 5.1 文件管理
5.1.1文件的编制由各部门进行文件编制、修订，评审，具体内容见CHACLOQ-HX/QHSE-P-0401《文
件控制程序》的规定。
5.1.2 文件的发布由文秘人员接到需发文的行政文件和体系文件、安全文件，及时传到主管公司
领导进行审核，并报总经理批准。
5.1.3 行政文件编号由综合部按行政文件编号格式进行编号；体系文件和安全文件按文件编号格式
进行编号，具体见Q/HX-A0402《标准文件编号规定》的要求。
5.1.4综合部对经批准签发的文件格式按行政文件格式和标准文件格式统一编制，组织文件校对，
并按主管领导和公司部门的使用份数进行复印、登记发放。
5.1.5 体系文件、安全文件、行政文件由综合部统一建立文件总目录和分类清单，并保证文件清
单的时效性。
5.1.6文件的使用由各部门按发放的文件要求严格执行，文件要分类标识和存放，按使用要求进行
发放到相关岗位，保证岗位人员熟悉岗位的技术、管理、安全要求。
5.1.7文秘书人员收到外来文件后，应及时处理按收文登记本的项目，逐项填写登记、编号，并按
拟文办意见或领导批示迅速送发有关领导和部门阅办。急件随到随送，不得积压和延误。 5.1.8 传阅文件应送指定人员阅读，不得任意扩大传阅范围，收退文件均应直接经文秘书人员办理，
不得横传他人，综合管理部应随时掌握文件去向，加快运转速度，避免漏传和延误，文件传阅后应签署姓名和日期，尽快退回综合管理部，不得积压，节假日或出差离厂前，不论文件是否阅完，都应将文件退还综合管理部。
5.1.9 阅办文件应按领导批示或拟办意见先送分管领导和主办部门，后送需要阅知的领导和部门，
以保证承办部门和承办人在规定时限内办理完毕，承办部门应将办理结果简明扼要地写在《文件处理单》的有关栏目里，并由承办人签署姓名和日期。
5.1.10 拟办文件应力求及时，准确，为防止遗漏和延误办事，文秘人员应做好公文的催办清退工
作，建立催办制度。
5.1.11 加强公文的安全保密工作。要严格遵守阅文范围，妥善保管文件，防止丢失和失泄密；要
保持文件的完整性，传阅中不得拆页、掉页、破损；领导或各部门人员参加会议，出差带回的文件、资料应及时交综合管理部进行登记编号，个人不得私自留存，复印件应按上级规定履行批准手续，并按原本文件进行管理。
5.1.12文件和记录的期限和处置，按文件和记录价值和使用期限进行存放和处置，具体见文件的
CHALCOQ—HX/Q—P—0402《记录控制程序》规定要求。
5.2 档案管理
贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，严格执行本企业文件材料归档要求和档案管理、使用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。 5.2.1 归档要求
5.2.1.1 归档的文件材料必须完整、准确、系统地反映各项工作的真实内容和历史面貌。 5.2.1.2 归档的文件材料必须字迹清楚、图面整洁、不得用铅笔、圆珠笔、复写纸及易退色的书
