令“不如式者，罪之”。从公文用纸这一方面严格体现了明代等级的森严。明朝，文官官阶为九品十八级，没有品级的称未入流，衙门的品级与正印官的品级是一致的。不同级别的衙门，公文纸的规格各不相同：“凡奏本，纸高一尺三寸。一品、二品衙门文移，纸三等皆高二尺五寸，长五尺为一等，四尺为一等，三尺为一等。案验纸二等皆长二尺五寸，高一尺八寸为一等，二尺为一等。三品至五品文移，纸高二尺，长三尺。案验纸高一尺八寸，长二尺五寸。六品、七品衙门文移，纸高一尺八寸，长二尺五寸。案验纸高一尺六寸，长二尺八寸。八品、九品与未入流衙门文移，纸高一尺六寸，长二尺。案验纸高一尺四寸，长一尺八寸。”[13]为了保证用纸规定能得到贯彻执行，明政府明确规定：“官员任内公文纸皆如式者，考为一最。不如式者，罪之。[14]”可见，明代将公文用纸纳入到官员考核之中，使得他们自觉贯彻执行这一规则，这应该是明代官吏管理制度的一个创举。“明政府对公文纸制定如此详细的规定，一则体现了衙门等级制度的森严，品级越高，公文纸规格也越大，反之则越小；二则这一制度的颁布施行，使公文规格统一、整齐、美观，便于不同级别衙门文书立卷，为档案管理提供了便利。”[15]此外，明政府还对其他用途的公文纸规格分别作出规定，如大臣给朝廷上书陈言所用奏本，纸高为一尺三寸；赋役黄册，用纸规格要求长宽各为一尺二寸；官府向百姓发布告示的榜纸高四尺四寸，阔四尺，等等。
(三)首创的票拟、批红制度
票拟亦称拟票、票旨、条旨、调旨，其制发端于宣德中，成制于正统初年。“所谓的票拟，系指对中央、地方衙门以及臣僚呈送皇帝的题本章奏，不直接送往皇帝处，由皇帝直接办理，而是先送往内阁，由内阁根据有关法规和典章律例，参照当时的历史环境和具体情况代拟初步处理意见，以备皇帝裁决时参考”[16]。如果参考意见得到皇帝首肯，则可转到批红环节，然后下发执行，若皇帝不同意
拟办意见，需要重新打回内阁，另起决策，直到票拟出皇帝满意的处理意见为止。“批红”，则是在票拟的基础之上，由皇帝用红字在章奏上做的批示，亦称“批朱”。票拟制度是内阁的办文权限之一，也是内阁履行其职权、实施政务的最经常的方式，因此也被认为是“内阁具有宰相性质最明显的标志[17]”。
但是票拟制度在权力运作机制上完全受制于皇权。章奏由皇帝先阅后再下发内阁票拟，实际上就规定了票拟之内容情节必须完全符合皇帝的意旨，否则皇帝可采取两种方法予以限制或使之就范。第一，将章奏不下发内阁，不做处理，称为“留中”。第二，通过宦官传示口谕，规定票拟内容；或在票拟上呈批朱时，加以删改，称为“改票”；或经由内批，称为“中旨”。这类事例在明代史籍中可以说是俯拾皆是。如嘉靖朝素称“阁臣用事”，亦“未必尽由内阁票拟。臣下有所匡救，例曰：已有旨了；有所论建，例曰：该衙门知道。成命一下，百挽不回。”[18]至于以宦官传意拟旨更成惯例。黄宗羲谓：“而批答之意，又必自内授之而后拟之。”[19]可见，票拟权利的效力归根结底取决于皇帝个人的作风。由于后期明代太监的权势很盛，负责批红的秉笔太监又都为皇帝所宠信，因此内阁所拟的票签在批红时往往被秉笔太监所改动，“阁臣参赞机务，今止票拟，而裁决归于近习。辅臣失参赞之权，近习启干政之渐”[20]。也就是说，“如果内阁票拟与皇帝或司礼监意见不符合，司礼监还可发还内阁重新拟定，或径自用朱笔改定[21]。”
(四)改进贴黄制度
明代禁繁文从太祖就已经开始，但始终没有彻底根除，崇祯元年三月，崇祯皇帝命令内阁制作贴黄式样，批准采用“贴黄”，“即令本官自撮疏中大要，不过百字，粘附牍尾，以便省览，此贴黄之所由起也。”[22]即命令进奏章奏本的
官员自己将疏奏中的内容用百字左右文字进行摘要，用纸贴在牍尾，以便皇帝阅览。“辅臣李国潽奏仿古人撮黄之法，以定此式，遂沿至今。”[23]并形成定制，即付诸实践。自此，便产生了奏疏中摘抄其要点的贴黄制度。这一制度对于提高当时的行政效率，加快章奏的处理速度是有极大的促进作用的。
(五)严格公文用印制度
印鉴是公文的证明，也是权力、法律的象征。明代不论皇帝颁布的文书，还是各衙门行移出外的文书，在印信使用上规定严格。
皇帝的印章叫宝玺，简称宝，“在数量上，如宋宝，不囿于汉七玺、隋唐八玺的传统，根据现实需要增加了十余种，竟达二十四宝之多”[24]。这些宝玺皆由内尚宝监女官掌之，每用宝时，则尚宝司以揭帖赴尚宝监，尚宝监请旨，经皇帝批准后，赴内尚宝监领取。而明代内外各衙门的印信，由各衙门首领官收掌。《大明律》规定，“凡内外各衙门印信，长官收掌，同僚佐贰官，用纸于印面上封记，俱各画字。若同僚佐贰官差故，许首领官方封印，违者，杖一百。”[25“若首领官不令佐贰官封记、佐贰官不在不令首领官封记以及首领官、佐贰官不行封记者，并杖一百。”同时明令规定对于那些漏使印信的官员也要惩罚，重者处死。“凡各衙门行移出外文书漏使印信者，当该吏典、对同首领官并承发，各杖六十。全不用印者，各杖八十。干碍调发军马、供给边方军需钱粮者，各杖一百。因而误失军机者，斩。”[26]盗用印信及在空白纸上用印，依刑律“诈伪”条论斩。借用印信，以礼律“上书陈言”条论斩。“凡应行官文书而同僚官代判署者，杖八十。”[27]明朝对官印丢失和预印空纸填写公文的处罚也相当严酷。洪武九年，考校钱谷策书，空印事起。主印吏及署字有名者，都逮捕入狱，凡数百人。朱元璋认为“这是欺罔大事，对守令署印者，处绞、斩之刑；佐贰以下，
从军，并创用行移勘合之法以矫其弊”[28]。
(六)实行文书保密制度
明代对文书的保密十分重视。密疏制度是明代中央机构实行的文书保密制度。明成祖时，臣僚有机要事上奏疏，用揭帖或题本，以文渊阁印封缄，径送某大臣拆阅，密疏制度由此产生。
明朝还实行实封制度，“凡将帅参随总兵官征进，如总兵官分调，攻取城寨克平之后，随将捷音差人飞报，一申总兵官，一申五军都督府，一行兵部，另具奏本实封御前。”[29]这些法律条文和措施，对于文书的保密工作起到了积极的作用，在一定程度上防止了失密泄密事件的发生。
在档案保密方面的制度、措施较之前诸朝更加缜密。明朝建架阁库300多个，中央的黄册库、皇史宬存储朝廷不同的机密资料，其设计皆周密考虑到安全保卫工作，便于保密。据《后湖志》载，南京后湖黄册库：不许一般人入库，过湖船只和库房钥匙有南京大内太监掌管，开船开库均有定期，故“湖曰禁湖，地曰禁地，例必曰禁例，而船必曰禁船，以至樵采渔牧之有罚，巡视守护之人，擅越湖者必以重治。”[30]
(七)发展公文驿传制度
明代的驿传以京师为中心，向全国各地辐射延伸，四通八达。皇帝颁发的诏令文书，都由驿传负责递送到各省及边远地区；各省衙门的上奏文书以及各省之间的往来文书，也都要通过驿传递送。驿传还为使臣、信差、官员的往来提供便
利的食宿条件。“明朝为了军情急务、公文往来及信使、官员等乘驿的需要，对驿传制度进行过多次改革，最后形成了一套比较完整的驿传制度。”[31]《明史》载：“凡邮传在京师曰会同馆，在外曰驿，曰递运所，皆以符验关券行之。”[32]急递铺递送公文有着严格的规定：“洪武二十五年，急递铺接送公文，必须辨认果是前铺铺兵，方许交领，但有诈冒押解赴京。凡在外衙门，有应递公文，令铺兵当官交领其差，使人员遇有公文，亦须经由所在官司，辨验方许入递。凡有司官吏、铺长、司兵，有公文不行明白辨验，轻易接递，致令别生事端者治罪。”[33]急递铺递送的公文，要求昼夜兼行不得少于三百里，不许传递无印信的文书，不得损坏封套，更不准私自拆封。
(八)重视公文的行移勘合制度
行移制度是明代公文在部门之间转递移交的制度[34]，其作用主要是规范部门间的公文转递移交。明代公文的转递移交要求经过一定的规定途径，即规定有些公文必须经某些衙门，有些公文则不得行移某些衙门，不得违误。《明史》记载：“官司上下亦有行移。”[35]为了规范官府之间的公文行移，洪武十五年，颁行《行移往来事例》，规定某些公文行移必须经过某一衙门。如通政司为“喉舌之司”，“职专出纳帝命，通达下情，关防诸司出入公文，奏报四方章奏，实封建言，陈情申诉，及军情声息灾异等事。”[36]明代大多数章奏是必须经通政司的，通政司实际上起到了皇帝总收发室的作用。又如地方有事呈报中央，则“必须县申州，州申府，府申布政司，转达六部。不许蓦越。”[37]必须层层上达，不得越级；反之，六部下达公文至县也是如此。《行移往来事例》还规定，有些公文则不能行移某些衙门。如通政司只起收发作用，本身不能接受任何部门的公文。《大明会典》卷七十六记载：“洪武十四年令：‘本司职专出纳，与内外诸司俱无文移，有径行本司者，以违制论。’”[38]
