明代档案管理制度研究
赵彦昌
2012-11-21 10:38:59 来源：《辽宁大学学报：哲学社会科学版》(沈阳)2011年6期
【英文标题】On Archives Management System in Ming Dynasty
【作者简介】赵彦昌，男，河北晋州人，辽宁大学历史学院副教授，研究方向：中国档案史，沈阳 110036
【内容提要】明代是中国档案事业的大发展时期，这一时期的文书缮写制度、用纸制度、票拟批红制度、公文邮驿制度、保密制度、行移勘合制度、归档制度、利用制度等等，贯穿了文书档案从撰写到最终保管的各个环节，并且涉及从皇帝到朝廷臣工，甚至微乎其微的铺兵，使得整个明代档案文书事业显得更为严密。这些制度通过颁布公文体式以及用《洪武正韵》、《大明律》等方式颁布施行，不仅为明代其他各项事业的顺利进行提供了保障，而且也成为明政府处理各种政事的依据和基础。
The Ming dynasty is the period in which the archival work had great and further development. In this period, the working procedure of official documents was reflected in a series of systems, such as documents scribing system, paper system, preliminary plan for the emperor's approval and the emperor's approval system, official document postal system, secrecy system, document conjunction system, filing system, utilization system and so on. The content of these systems are related to the emperor, the courtiers and even auxiliary soldiers, which made the archival work in Ming dynasty stringent. These systems were promulgated and worked by the
promulgation of the styles of official documents, Hongwu Rhymes and the Law of Ming Dynasty. And What is more, these systems ensured that other work in Ming dynasty would develop smoothly and laid a solid foundation for the Ming government to deal with affairs.
【关 键 词】明代档案/管理制度/文书处理/票拟Archives in Ming dynasty/Management system/The working procedure of documents/Preliminary plan for the emperor's approval
明代在中国档案发展史上是一个极具特色的朝代。在明代，修建了皇史宬，完善了黄册制度，首创票拟批红制度；此外，明代在长期的档案管理工作实践中，不断积累经验和创新，逐渐形成了一系列完善的档案管理制度，提高了办事效率和行政效率，对当时以及后世的档案事业都产生了巨大的影响。明代的档案管理可分为文书处理阶段和归档管理阶段，每一阶段都有一套相应的处理程序；同时，二者又是一个统一的整体，也从一个侧面体现了文档一体化的情况。它们共同构成了明代的档案管理制度。
一、文书处理阶段的档案管理制度
(一)对文书缮写的严格规定
抬头避讳制度。“所谓抬头，是指在缮写公文时，凡遇有皇帝或特定的尊贵字样，均不得紧接上文，而须另起一行或空格后书写，以示尊敬，称为抬头。”[1]抬头制度指的是在书写过程中，凡遇“皇帝”或其他与皇帝相关的尊贵字样，虽未写满一行，也需另起一行或空格书写，以示突出和尊敬。明代的文书抬头之
式已经比较复杂化、制度化了，在题本奏本上的行文及皇帝颁发的制诏类下行文最为突出，涉及需要抬头的字词主要有“皇”、“祖”、“天”、“天命”、“祖宗”、“皇祖”、“宗祀”、“慈命”、“祖考”、“明”、“庙”、“圣”、“圣母”、“神衹”、“上德”、“郊”、“社稷”等等。
归纳起来，其抬写的方式，计有空抬、平抬、单抬、双抬、三抬、四抬诸形式。不同的抬写，分别适用于不同被提及的对象，以体现尊贵程度的不同。
与此同时，在制文时还实行了避讳制度，在古代避尊者讳是一个相当敏感的问题。避讳制度也是皇帝至高无上特权地位在文书格式中的一种体现。所谓公文行文避讳制度，是指在公文行文中，凡遇本朝皇帝的名字、宗庙或其他对皇帝不祥、不敬的字，一律以其他字、词代替，或改字、或缺字、或空字，有的以同音字代替，有的用吉利字代替，甚至与皇帝名字发音近似的字也不准用。明初就规定“进上位表笺及一应文字，若有御名庙讳，合依古二名不偏讳，嫌名不讳，若有二字相连者，必须回避，写字之际，不必缺其点画”[2]。之后又在《大明律》中以法律形式确定下来，“凡上书，若奏事误犯御名及庙讳者，杖八十，余文书误犯者，笞四十。若为名字触犯者，杖一百。其所犯御名及庙讳，声音相似，字样分别，及有二字止犯一字者，皆不坐罪”[3]。
关于公文字体的规定。关于文书缮写所用字体，明代在太祖年间就有了明确规定：“表笺文用‘小字真书’；奏本要依《洪武正韵》的字体书写。弘治年间规定，题本的书写一律手楷书。到正统年间，表笺的手字有了新的规定，仿奏本书写要求[4]”。“凡表笺字画，俱用《洪武正韵》写进[5]”。黄册用细字，一般书写出现的错误，并不准浮贴，错处必须从旁改正并用加盖印章，以示负责。弘治年间规定，题本的书写一律用楷书，凡定稿缮写无误者，中间不得自行改定，
犯禁者以违制论。违制者，一般予以笞杖处治。万历以前明代公文习惯上在公文的最后留上一行空白，这样就为有些人造假有机可乘，增添内容，谋取私利。因此，张居正为内阁首辅时改革了这一弊端，明令所有官文文末不得留有空白。正文末尾不给非法者随意增添官文内容的机会，这样也就减少了在公文上造假的可能性，以堵塞漏洞。
对公文中误写及增减官文书的规定。明代统治者为保证文书的准确性和严肃性，要求官员必须认真对待公文制发，对公文中出现的误写或者错误给予法律制裁。《大明律》规定：“若上书及奏事错误，当言原免而言不免，当言千石而言十石之类，有害於事者，杖六十。申六部错误，有害於事者，笞四十。其余衙门文书错误者，笞二十。若所申虽有错误，而文案可行，不害於事者，勿论[6]”。一般书写出现的错误，必须从旁改正并加盖印章，以示负责。明代通过这些法条强调了官员必须认真对待政府公文，无论是在撰写，还是抄录过程中都必须认真仔细，不能“当言‘原免’，而言‘不免’，当言‘千石’，而言‘十石’[7]”，发生诸如此类的事情，并造成不良后果，便责以重罚。正是这些硬性规定，使得篡改档案的难度加大，一定程度上可以保证档案的真实性和完整性。
“禁繁文”的系列举措。“明朝繁文之弊相当严重”[8]，管理起草的公文动辄就是数千言、数万言。这样就引起了出身底层的朱元璋极度的反感。洪武二年(1369)，朱元璋就对翰林侍读学士詹同说：“古人为文章，或以明道德，或以通当世之务，如典谟之言，皆明白易知，无深怪险僻之语。至如诸葛孔明《出师表》，亦何尝雕刻为文？而诚意溢出，至今使人诵之，自然忠义感激。近世文人，不究道德之本，不达当世之务，立辞虽艰深而意实浅近，即使过于相如、扬雄，何裨实用？自今翰林为文，但取通道理明世务者，无事浮躁[9]”。但是并没有起到太大的效用。洪武十五年(1382)，朱元璋再次下令：“虚词失实，浮文乱真，
朕甚厌之。自今以繁文出入入罪者，罪之[10]”。
经过朱元璋一系列措施，公文繁琐在明初有所改善，但是并未彻底消除。至嘉靖年间，由于朝政日益衰败，繁文之弊又开始抬头。嘉靖“令诸司章奏，不许繁词，第宜明白，开陈要旨，庶易省阅[11]”。到张居正为首辅的时候，公文繁冗再次成为当时政坛的论点，成为“当今大患[12]”。尽管明代诸帝都对公文繁冗的事实做过很多努力，并采取了许多的严厉措施，但是繁文现象且始终伴随着明王朝，到崇祯时不得不采取贴黄制度来应对繁文的现状了。
(二)对公文用纸的严格规定
明朝官府用纸种类繁多，但不同的纸尤其是色纸的使用是有严格要求的。皇帝发布的诏令文书必须是用黄纸。黄纸是一种用黄柏汁浸染过的纸，其色呈黄，故名黄纸，黄柏中含有小柏碱，能防虫蛀，这对长久保管档案极为有利。因此，用黄纸一可凸显皇帝身份的尊贵；二有利于档案的长期保存。
明代发布外国的诏令文书是用洒金纸。屠隆在《纸笺》中说：“今之大内用细密洒金五色粉笺、五色大帘纸、洒金纸。”所谓洒金纸，是先在纸上涂黏接剂，在纸面上描绘出各种花纹图案，再洒上金粉，或直接用笔蘸上金粉在纸面上绘出各种图案，这种纸面上出现金花的纸叫洒金纸。洒金纸比一般纸成本高、贵重，发给外国的诏书用描金龙的文笺书写以示敬重。
明以前历代官府公文纸的种类规格有好多种，明政府为使官府公文用纸规格统一，同时也为了体现封建衙门等级制度，洪武十年(1378)朱元璋颁布了“天下诸司文移纸式”，严格规定不同的衙门等级和文种使用不同规格的公文纸，并严
