湖南省会计电算化实务操作题培训教材
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前 言
北京无忧电脑技术开发有限责任公司是以从事计算机软件开发为主的民营高科技企业。自1992年创办以来，积极投身于计算机软件和多媒体的研制与开发，参与计算机书刊的创作与发行。经过数年的艰苦奋斗与努力开拓，得到了迅速的发展。
公司是成立在北京中关村高科技园区的高新企业，同时也是获得国家版权局认证的双软认定的软件企业。公司业务范围包括教育信息化方案、科技项目信息化方案等。下设开发部、多媒体部、生产部、测试部、市场部、销售部、财务部、人事部；各部门既各司其职，又相互配合。公司以用户为向导，以市场为中心，经过多年的努力，已经得到用户的认可，在用户心目中树立了良好的信誉。 北京无忧电脑技术开发有限责任公司拥有一支以毕业于国内外名牌大学的博士、硕士为核心的100多名充满活力的专业开发人员组成的成熟、高效、反应迅速的产品研发队伍。他们具有丰富的软件研制开发经验，具有强烈的敬业精神和高度的合作精神。同时“诚信进取”是员工的做人准则,“以人为本”是公司的发展基础。公司的主要产品有《会计信息化应用考试系统》、《河北省会计电算化练习系统》、《山西省会计电算化(初级)考试练习系统》、《湖南省初级会计电算化考试练习系统》、《通用专业技能认证平台》、《通用类人才测评平台》、《大学计算机课程考试系统》、《全国计算机等级考试超级模拟软件》和《计算机应用基础无纸笔模拟考试系统》。
为配合安徽省会计电算化考试软件的更新，公司特地组织技术骨干编写了这本培训教材。它循序渐进、通俗易懂，是广大电算化考生参加培训的必备用书。
由于编著者水平和写作时间的限制，书中难免会有错漏和不当之处，恳请广大读者指正，以便再版时加以改进和完善。
北京无忧电脑技术开发有限责任公司
目 录
第一章 账务处理............................................................................................................ 4
1.1 系统初始化 ....................................................................................................... 4
1.1.1 建立账套 ................................................................................................. 4
1.1.2 设置操作员.............................................................................................. 5 1.1.3 分配权限 ................................................................................................. 6 1.1.4 设置外币种类及汇率................................................................................ 8 1.1.5 设置辅助核算项目 ................................................................................... 8 1.1.6 设置会计科目 .........................................................................................11 1.1.7 设置凭证类别 ........................................................................................ 12 1.1.8 输入初始余额 ........................................................................................ 13 1.2 日常业务处理.................................................................................................. 14
1.2.1 输入记账凭证 ........................................................................................ 14
1.2.2 修改记账凭证 ........................................................................................ 15 1.2.3 查询记账凭证 ........................................................................................ 15 1.2.4 审核凭证 ............................................................................................... 15 1.2.5 记账 ...................................................................................................... 16 1.2.6 查询账簿 ............................................................................................... 16 1.3 结账................................................................................................................ 18 1.4 编制会计报表.................................................................................................. 18
1.4.1 新建报表 ............................................................................................... 19 1.4.2 定义报表格式 ........................................................................................ 20
1.4.3 定义报表公式 ........................................................................................ 24 1.4.4 编制报表 ............................................................................................... 24
第二章 应收/应付......................................................................................................... 25
2.1 初始设置......................................................................................................... 25
2.1.1 建立往来单位档案 ................................................................................. 25
2.1.2 定义付款条件 ........................................................................................ 25 2.1.3 录入初始数据 ........................................................................................ 26 2.2 日常使用......................................................................................................... 27
2.2.1 录入收款单据 ........................................................................................ 27
2.2.2 录入付款单据 ........................................................................................ 28 2.2.3 往来业务核销 ........................................................................................ 29 2.2.4 账表查询分析 ........................................................................................ 31
第三章 工资核算.......................................................................................................... 32
3.1 初始设置......................................................................................................... 32
3.1.1 建立部门档案 ........................................................................................ 32 3.1.2 设置工资类别 ........................................................................................ 32 3.1.3 建立人员档案 ........................................................................................ 34 3.1.4 设置工资项目 ........................................................................................ 35 3.1.5 定义工资计算公式 ................................................................................. 36
3.1.6 录入工资原始数据 ................................................................................. 37 3.1.7 定义工资转账关系 ................................................................................. 38 3.2 日常使用......................................................................................................... 40
3.2.1 录入工资变动数据 ................................................................................. 40 3.2.2 工资计算 ............................................................................................... 41
3.2.3 工资费用分配 ........................................................................................ 42 3.2.4 账表查询 ............................................................................................... 44
第四章 固定资产核算................................................................................................... 45
4.1 初始设置......................................................................................................... 45
4.1.1 设置固定资产类别 ................................................................................. 45 4.1.2 设置部门档案 ........................................................................................ 46 4.1.3 录入固定资产原始卡片 .......................................................................... 47 日常使用................................................................................................................. 48
4.2.1 资产增减 ............................................................................................... 48
4.2.2 资产变动 ............................................................................................... 49 4.2.3 计提折旧 ............................................................................................... 50 4.2.4 账表查询 ............................................................................................... 51
第一章 账务处理
1.1 系统初始化
账务处理的系统初始化主要包括：建立账套、设置操作员、分配权限、设置外币种类及汇率、设置辅助核算项目、设置会计科目、设置凭证类别、输入初始余额。
1.1.1 建立账套
只有系统管理员用户才有权限创建一个新账套。 操作步骤：
1、运行会计信息系统【系统管理】，单击“系统”菜单下的“注册”子菜单，出现如下界面：
输入用户名：admin，单击“确定”按钮，出现：
2、单击“账套”菜单下的“建立”子菜单，进入建立新单位账套的功能，如下图所示：
3、输入帐套号、账套名称和启用会计期。 4、输入单位信息。 5、输入核算信息。 6、输入基础信息选项。 7、设置编码方案。 8、启用相应子系统。
1.1.2 设置操作员
为了保证系统及数据的安全与保密，本系统提供操作员设置功能，以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制。系统管理员和账套的会计主管通过对系统操作的分工和权限的管理，一方面可避免与业务无关人员对系统的操作，另一方面可以对系统所含的各个子产品
的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。
操作步骤：
1、用户以admin进入系统，单击“权限”菜单下的“操作员”子菜单，出现下图所示界面：
2、单击“增加”按钮，出现下图所示界面：
3、输入操作员信息。 4、再单击“增加”。
1.1.3 分配权限
操作员权限设置功能是用于设置操作员权限的。 操作步骤：
1、用户以admin进入系统，单击“权限”菜单下的“权限”子菜单，，系统将弹出操
作员权限设置界面：
2、设置账套主管权限：用户首先点取欲设定或放弃账套主管资格的操作员用户行，然后用鼠标单击界面最上一行的账套主管标记，如想将该操作员用户设定为账套主管，则标上标记；如想放弃该操作员用户的账套主管资格，则去掉标记。
3、设置功能权限：用户首先点取界面左侧操作员显示区中的非账套主管操作员行，然后用鼠标单击功能菜单中的〖增加〗按钮，系统弹出权限增加界面：
界面右侧是明细权限选择区，它所列示的明细权限都是该操作员用户目前所不具备的。系统管理员或账套主管如果想给他（或她）增加些权限，可用鼠标点击所要增加的权限，标上选中标记。这个过程中如果出现了误操作，增加了一些不该增加的权限，系统管理员或账套主管只要用鼠标将选中标记去掉即可。
1.1.4 设置外币种类及汇率
汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义；在“填制凭证”中所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。当汇率变化时，应预先在此进行定义，否则，制单时不能正确录入汇率。 操作步骤：
1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“基础设置→财务→外币种类”菜单，出现如下所示界面：
2、单击“增加”按钮。 3、输入币符和币名。 4、单击“确定”按钮。 5、输入记账汇率。
1.1.5 设置辅助核算项目
一、设置部门档案
设置部门档案是按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。 操作步骤：
1、单击“基础设置→机构设置→部门档案” 菜单，出现如下所示界面：
2、单击“增加”按钮。
3、输入部门编码、部门名称和部门属性等。 4、单击“保存”按钮。 二、设置职员档案
职员档案主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、职员名称、所属部门及职员属性等。
操作步骤：
1、单击“基础设置→机构设置→职员档案” 菜单，出现如下所示界面：
2、输入职员编号、职员名称，选择所属部门。 3、单击“退出”按钮。 三、设置客户档案
本功能完成对销售客户档案的设置和管理。在存货管理等业务中需要处理的客户的档案
资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。
操作步骤：
1、单击“基础设置→往来单位→客户档案” 菜单，出现如下所示界面：
2、单击“增加”按钮。 3、输入客户数据。 4、单击“保存”按钮。 四、设置供应商档案
建立供应商档案主要是为企业的存货管理、应收应付账管理服务的。在进行应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货单位档案，因此必须应先设立供应商档案，以便减少工作差错。在输入单据时，如果单据上的供货单位不在供应商档案中，则必须在此建立该供应商的档案。
操作步骤：
1、单击“基础设置→往来单位→供应商档案” 菜单，出现如下所示界面：
2、单击“增加”按钮。 3、输入供应商数据。 4、单击“保存”按钮。
1.1.6 设置会计科目
本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询会计科目。
操作步骤：
1、单击“基础设置→财务→会计科目” 菜单，出现如下所示界面：
2、单击“增加”。 3、输入科目信息。
4、单击“确定”按钮。
1.1.7 设置凭证类别
许多单位为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各单位的分类方法不尽相同，所以本系统提供了“凭证分类”功能，用户完全可以按照本单位的需要对凭证进行分类。
如果是第一次进行凭证类别设置，可以按以下几种常用分类方式进行定义。 记账凭证
收款、付款、转账凭证 现金、银行、转账凭证
现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证 自定义凭证类别 操作步骤：
1、单击“基础设置→财务→凭证类别”菜单，出现如下所示界面：
2、选择“凭证类别”。
3、单击“确定”，出现如下所示界面：
如果有限制类型和限制科目，则继续下面操作： 4、选择限制类型。 5、设置限制科目。 6、单击“退出”按钮。
1.1.8 输入初始余额
在开始使用总账系统时，应先将各账户的此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。若有辅助核算，还应输入各辅助项目的期初余额，如：某科目有部门核算，应录入各部门的期初余额。
操作步骤：
1、单击“总账→设置→期初余额”菜单，出现如下所示界面：
2、直接输入初始余额
3、单击“退出”按钮。
1.2 日常业务处理
账务处理的日常业务处理主要包括输入记账凭证、修改记账凭证、查询记账凭证、审核凭证、记账和查询账簿。
1.2.1 输入记账凭证
记账凭证是登记账簿的依据，在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整，在实际工作中，您可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），您采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。
操作步骤：
1、单击“总账→凭证→填制凭证”菜单，出现如下所示界面：
2、单击“增加”按钮。 3、输入凭证信息。 4、单击“保存”按钮。
1.2.2 修改记账凭证
操作步骤：
1、单击“总账→凭证→填制凭证”菜单。 2、查找相应凭证。 3、修改凭证信息。 4、单击“保存”按钮。
1.2.3 查询记账凭证
操作步骤：
1、单击“总账→凭证→查询凭证”菜单，出现如下所示界面：
2、输入查询条件。 3、显示相应凭证。
1.2.4 审核凭证
审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核，只有审核权的人才能使用本功能。
审核人和制单人不能是同一个人。 操作步骤：
1、以“用户名：33；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“总账→凭证→审核凭证”菜单，出现如下所示界面：
2、输入查询条件。 3、显示相应凭证。 4、单击“审核”按钮。
1.2.5 记账
记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。本系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确。
操作步骤：
1、单击“总账→凭证→记账”菜单，出现如下所示界面：
1、选择记账条件。 2、显示记账报告。 3、记账。
1.2.6 查询账簿
一、账簿查询 操作步骤：
1、单击“总账→账簿查询→总账”菜单，出现如下所示界面：
