铁路建设项目管理信息系统V2.0
Railway Construction Project Management Information System
实 施 指 导 手 之 二
办公和资料管理
铁道部信息技术中心
2007年3月
册 目 录
第一章 办公资料管理 ................................................................................................. 1
1.1 办公资料管理概述........................................................................................... 1 1.2 办公资料的各个方面管理............................................................................... 1
1.2.1 即时通讯................................................................................................... 1 1.2.2 工作管理................................................................................................... 1 1.2.3 信息发布................................................................................................... 1
1.2.4 文档管理........................................................................................................ 1 第二章 系统介绍 ......................................................................................................... 1
2.1 系统设计原理................................................................................................... 2
2.1.1矩阵式项目结构 ......................................................................................... 2 2.1.2多级分模块权限管理 .................................................................................. 2
2.2 系统功能描述................................................................................................... 2 第三章 系统实施 ......................................................................................................... 3
3.1 实施准备工作................................................................................................... 3
3.1.1 前期协调................................................................................................... 3
3.2 基础工作........................................................................................................... 3
3.2.1建立组织结构树 ......................................................................................... 3 3.2.2分配角色列表 ............................................................................................ 3 3.2.3基础权限分配 ............................................................................................ 3
3.3 系统实施........................................................................................................... 5
3.3.1 实施范围................................................................................................... 5 3.3.2 实施条件................................................................................................... 5 3.3.3 实施步骤................................................................................................... 6
第四章 系统操作 ......................................................................................................... 7
4.1 即时通讯........................................................................................................... 7
4.1.1 发送消息................................................................................................... 7 4.1.2 接收消息................................................................................................... 9 4.1.3 多媒体通讯 ............................................................................................. 10 4.1.4 消息广播..................................................................................................11 4.1.5 广播窗口增加部门多选功能..................................................................... 12 4.1.6 文件传输................................................................................................. 12 4.1.7 直接发送................................................................................................. 12 4.1.8 服务器转发 ............................................................................................. 13 4.1.9 文件分发................................................................................................. 14 4.1.10 文件接收 ............................................................................................... 14
4.1.11 直接接收 ............................................................................................... 14 4.1.12 文件接收 ............................................................................................... 16 4.1.13 个人文件储藏 ........................................................................................ 17 4.1.14 会议室 .................................................................................................. 17 4.1.15 查看屏幕 ............................................................................................... 20 4.1.16 发送邮件 ............................................................................................... 21 4.1.17 检查新邮件 ........................................................................................... 22 4.1.18 查看留言 ............................................................................................... 22 4.1.19 记录管理 ............................................................................................... 22 4.1.20 查找用户/添加好友 ................................................................................ 23 4.1.21 组织结构 ............................................................................................... 23 4.1.22 更改密码 ............................................................................................... 24 4.1.23 更新系统数据 ........................................................................................ 24 4.1.24 应用插件 ............................................................................................... 24 4.1.25 滚动窗体 ............................................................................................... 25 4.1.26 系统功能选项 ........................................................................................ 25 4.1.27 分人设定 ............................................................................................... 25 4.1.28 自动处理 ............................................................................................... 27 4.1.29 邮件检测 ............................................................................................... 27 4.1.30 外观 ...................................................................................................... 28 4.1.31 网络带宽 ............................................................................................... 29
4.2 信息发布......................................................................................................... 29
4.2.1 登录........................................................................................................ 29 4.2.2 首页........................................................................................................ 30 4.2.3 信息发布与浏览 ...................................................................................... 31 4.2.4 常见问题................................................................................................. 35
4.3 文档管理......................................................................................................... 37
4.3.1 公文处理................................................................................................. 37 4.3.2 起草发文................................................................................................. 37 4.3.3 发文流转................................................................................................. 40 4.3.4 归档........................................................................................................ 45
4.4 文档浏览......................................................................................................... 46
4.4.1 文档浏览................................................................................................. 46 4.4.2 文件查找................................................................................................. 47 4.4.3 借阅管理................................................................................................. 47
4.5 工作管理......................................................................................................... 48
4.5.1 工作总结................................................................................................. 48
4.5.2 日程安排................................................................................................. 56 4.5.3 请示汇报................................................................................................. 64 4.5.4信息审查 ................................................................................................. 78
第五章 系统推进 ....................................................................................................... 79
5.1 推进措施......................................................................................................... 79 5.2 技术支持......................................................................................................... 79 5.3 监督考核......................................................................................................... 79
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第一章 办公资料管理
1.1 办公资料管理概述
办公资料管理为用户提供强大的办公自动化功能，为铁路工程项目的建设过程构筑了一个信息化的基础平台。
办公资料管理提供了很多只有平台级产品才具备的基础服务，如统一用户管理、通用权限控制、通用流程驱动、文件传输服务、即时通讯服务等。利用这些基础服务，可以很容易地开发出针对实际业务的应用，如工作管理、文档管理等办公子系统。
1.2 办公资料的各个方面管理
1.2.1 即时通讯
即时通讯服务能提供常见的即时通讯功能，还可以被其他业务系统调用，让信息能够实时发送到目标用户桌面。即时通讯系统是用户之间直接沟通、协同工作的桥梁和纽带，对企业网络化工作起到极为积极的作用。如果用户不在计算机旁，还可以利用手机短信服务将重要的信息直接发送到用户手机上。 1.2.2 工作管理
将个人工作与部门计划有机的结合在一起，实现工作任务分发、汇报、总结、考核的一条龙管理。 1.2.3 信息发布
信息发布系统为企业信息的统一发布、加强员工之间的交流沟通、建设有特色的企业文化提供了一个完美的解决方案。 1.2.4 文档管理
文档管理系统为企业提供规范的文档流转过程控制和资料管理与查询功能，可实现完整的文档生命周期管理。图形化的流程设计器，结合通用流程驱动，可实现各种类型的收发文过程。
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第二章 系统介绍
2.1 系统设计原理
2.1.1矩阵式项目结构
项目结构与部门结构形成矩阵式交叉，项目团队由不同职能部门的人员构成，确保项目成员能够各尽其职，充分发挥每个成员的职能作用。 2.1.2多级分模块权限管理
平台中的每个业务模块都有数据读写权限控制，每个项目都可以无限分级。系统管理员负责维护指定项目负责人，由项目负责人维护项目组织结构，为项目成员分配模块使用权限和范围，在项目内部还可以实现二级授权。通过这种灵活的多级分模块权限控制，既能够保证项目数据安全，又能够保证项目管理者可以随时查看到最底层的项目数据，增加项目透明度，实现穿透式管理。
2.2 系统功能描述
梦龙协同工作平台是一个开放的插槽架构的服务平台，包括若干个服务子系统，如即时通讯服务、文档管理服务、工作管理服务等。这些子系统的运行都由平台主控程序负责调度运行。
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第三章 系统实施
3.1 实施准备工作
3.1.1 前期协调
项目组协调人员与建设单位（业主）联系，进行系统实施前期协调工作，主要内容包括：
（1）系统演示
项目组协调人员向建设单位（业主）演示RCPMIS办公资料管理子系统，并作系统简要介绍，使建设单位（业主）对系统原理、功能、数据流程等有一定的了解。
（2）意见征集
由于以下原因，RCPMIS办公资料管理子系统对于不同的铁路工程可能存在不适用的情况。
3.2 基础工作
3.2.1建立组织结构树
建立组织结构树是授权管理中最基本的操作，也是所有授权操作的前提条件。 3.2.2分配角色列表
角色这一概念的引入解决了日常工作中不少问题，往往当我们利用完全利用部门人员不好处理问题时按角色很好的就解决了。 3.2.3基础权限分配
模块授权管理包括四大功能模块的授权：
（1）即时通讯服务 a.
消息广播——能够群发同一条信息至多个部门或多个人员等。
b. 查看隐身用户——当设置了有隐身权限的人员隐身时并您又设置了有查看隐身用户，然后您还是能看到此人在线状态。
c.
无限制隐身——当设置了您有无限制隐身的权限，无论平台是否规定了上班时间不
允许隐身，对您都没有约束。
d. 分级人员管理——当设置您是一个分级人员管理的权限时，您就具备了管理下属这些人员的权限，他们的权限由您来支配。
e.
通讯限制——当设置您跟某些部门或某些人员限制通讯，您就不能跟这些部门或人
员进行即时沟通了。
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f. 用户配置——用户配置这一功能是来配置服务器上的个人使用空间大小，可以根据
工作需要给各个用户配置相应大小的空间范围。
g. 软件设置——此功能是能够让各个用户在即时通上看到的图标只跟自己工作有关，超过自己范围权限之外的图标就不显示了。
（2）工作管理服务 a.
系统管理员——具有此权限的用户就成为了工作管理服务子系统的服务管理员，他
具有了工作管理子系统的最高权限，他能分配其他用户的工作管理的权限。
b. 浏览工作总结——当给您设置了浏览工作总结权限范围，您就能浏览批注您权限范围以内人员的工作总结了。
c.
浏览日程/任务安排——当给您设置了浏览日程/任务安排权限范围，您就能浏览及
安排您权限范围以内人员的日程/任务安排了。
d. 建立部门工作总结——当给您设置了建立部门工作总结权限范围，您就可以在您权限范围以内的部门建立部门总结了。
e. f.
审核工作总结——当给您设置了审核工作总结的权限范围，您就能够审核您权限范建立日程/任务——当给您设置了建立日程/任务的权限范围，您就能够建立您权限
围以内人员的工作总结了。
范围以内人员的日程/任务了。
（3）文档管理服务 a.
管理员——具有此权限的用户就成为了文档管理服务子系统的服务管理员，他具有
了文档管理子系统的最高权限，他能分配其他用户的文档管理的权限。
b. 文档借阅——只有给您设置了文档借阅权限，在文档管理子系统中您才能借阅资料。
c. 维护。
d. 签名维护——只有给您设置了签名维护权限，在文档管理子系统中您才能进行电子签名的维护。
e.
模板印章维护——只有给您设置了模板印章维护权限，在文档管理子系统中您才能密级维护——只有给您设置了密级维护权限，在文档管理子系统中您才能进行密级
进行模板印章维护。
f.
流程设计——只有给您设置了流程设计的权限，在文档管理子系统中您才能使用流
程设计器。
（4）网站管理服务
网站管理授权已经在平台主页上实现，详见信息发布—系统管理—权限设置。 （5）互信平台设置
平台与平台之间能够通过互信机制来实现信息的交流和资源的共享。
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3.3 系统实施
3.3.1 实施范围
梦龙系统平台的实施与一般的软件实施有着很大不同。
（1）首先是复杂性，梦龙系统平台是一个几乎涉及到企业所有部门的软件系统。部门信息的收集，部门权限的设置，都要经过大量详细的调查工作，才可以确定。
（2）其次是应用难度，梦龙系统平台涵盖了信息通讯，办公管理，项目管理等多方面多层次的应用子系统。要让用户将这些子系统都能良好的应用起来，仅仅介绍软件的使用功能是达不到效果的。需要结合用户的具体业务情况，引导用户认知梦龙系统平台的科学性、先进性，让梦龙系统平台与他们的业务良好的结合，提高用户的管理水平，工作效率。真正让用户感受到梦龙系统平台的优势。
（2）实施的工作量会比较大。对于全体用户来说，需要经过至少一次培训才能初步了解梦龙系统平台的基本功能，对于专业用户，还需要经过两到三次培训才能全面了解梦龙系统平台的功能。 3.3.2 实施条件 服务器配置
CPU 内 存 硬 盘 网 卡 端 口 防 火 墙 路 由 器 客户机配置
CPU 系 统 配 置 内 存 硬 盘 网 卡 端 口 操作系统
Windows 2000 Server / 2003 Server简体中文企业版，安装微软最新补丁。
注意：IIS 5.0 或 更高版本，Windows 2000 Server 需要安装“.NET FrameWork 1.1”、Windows 2003 Server需要安装“ASP.NET”。 数据库系统
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P4 3 G 2 GB 或 更高 300 G 做raid5 （2年内的硬盘配置，不够再加） 100 / 1000 M USB 2.0 思科、港湾 硬件防火墙 （建议） 思科、港湾 硬件路由器 （建议） P4以上 安装TCP/IP通讯协议，并正确配置 256MB以上，建议512MB或更高 可用硬盘空间要求1G以上 100 M以上 USB 2.0 铁 路 建 设 项 目 管 理 信 息 系 统 V2.0 办 公 和 资 料 管 理
SQL Server 2000、Oracle 9i 2数据库，安装最新补丁。 3.3.3 实施步骤
实施工作应遵循总体规划，分步实施的原则。根据系统特点，一般将实施工作划分为三个阶段。
第一阶段，实施即时通系统与信息发布系统，让用户之间的沟通能力得以提高，使之日常工作依赖于本系统。
第二阶段，实施文档系统，工作管理系统。 第三阶段，实施项目管理系统。
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第四章 系统操作
4.1 即时通讯
4.1.1 发送消息
发送消息指当前用户向对方用户（或一组用户）发送文字消息。首先，可以通过在用户项上单击鼠标左键，或者在用户项上单击右键，在弹出的用户菜单中选择“发送消息”来发送。点击后弹出发送消息对话框。(如图4-1)
图4-1消息窗
对话框中包括当前用户的基本信息，如用户代码、姓名、所在部门和手机号码等。如果想查看该用户更详细的信息，可以点击姓名窗口右边的“个人资料”按钮，会弹出个人资料窗口（详见个人资料窗口），会有更详细的信息。
在信息窗口中输入需要发送的信息内容，然后点击“发送”按钮或者按Ctrl+Enter键即可将信息发送给对方。也可以改变字体的颜色、字体大小和字体的粗细等。
? 提示：1、发送消息可以对多人同时进行。单击发送窗口中的“一对多”按钮，右边会出现一个用户选择窗口（如图4-2）。窗口中的人员名单是该用户的好友列表，选择用户只需在其姓名前打勾即可。如果要对所有好友发送消息，选择“全选”复选框，然后单击“发送”按钮即可。
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图 4-2 选择用户
2、发送消息时，无论对方用户处于任何工作状态都可进行。
3、时效是指接收用户此时没有在线，服务端保留该消息的时间范围。如果接收用户在设定的时间段内上线，系统会自动将该消息发送出去。如果接收用户在超过设定的时间段内仍未上线，也就是说超过了时效，系统将自动将该消息在服务端上删除，接收用户将不能再接收到该消息。
4、点击发送消息窗口下方的“通讯记录”按钮，可以查看同当前接收用户的所有通讯记录。
通讯的历史记录保留在服务端，这样客户在任何一台机器上登录都可以查看过去的通讯记录。对于过长的信息，可以通过双击或者点击“详细资料”进行查看。不需要的信息，可以选择具体的一条或多条进行删除。（如图4-3）
图 4-3 通讯记录
5、也可选用对话模式，点击联系人进入发送消息窗口，在窗口下方点击对话模式，即可进入对话模式。（如图 4-4 ）
（注：当进入此模式，再与其他人收发消息时就会直接进入对话模式。）
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图 4-4 对话模式
6、或者选用用手机短信通知您所要通知的人员，只要在消息模式中勾上用手机短信通知即可。（如图 4-5）
图 4-5 手机短信模式
注意：此选项必须在授权管理中设置发手机短信的人员，是否有权限发送手机短信通知，如没有系统会提示您没有此权限。 4.1.2 接收消息
当信息通过网络传到接收用户端时，信息会根据用户的设置出现相应的提示，如弹出框、图标闪动和提示声音等。
如果选择弹出框的方式，在接收到对方信息的同时弹出“接收消息”对话框（如图4-6），如果需要回复消息，点击答复按钮即可。
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图 4-6 接收消息窗口
如果选择图标闪动方式，那么接收到信息后，在用户窗口工具条中的即时通图标会变为 ，并不停的闪动。用户如果阅读信息，只需双击该图标，同样可弹出“接收消息”对话框。 ? 提示：
如果对方用户同时发送了若干条信息，当前接收用户又没有及时阅读，可以通过点击“下一条”按钮进行翻页显示。 4.1.3 多媒体通讯
多媒体通讯是指用户可以直接通过电脑的麦克风、耳机、摄像头等建立信息交流，效果如同打电话。选择一个需要进行语音通讯的用户，然后在用户项上单击鼠标右键，弹出的用户菜单上选择“多媒体通讯”。此时，首先向对方发送语音通讯请求，对方用户会收到通知提示（如图4-7）。对方点击“同意”，双方即可进行语音通讯了。
图 4-7 通讯提示
此时，双方用户都会显示语音、视频通讯窗口。在窗口中，双方可以通过移动滑块，来调节麦克风和收听声音的音量，从而达到最佳的语音效果或者选择性接收视频图像。（如图4-8）
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图 4-8
? 提示：
1、如需中断通讯，任何一方只要点击“取消”，即弹出确认对话框（如图4-9），点击“是”中断双方的通讯，对方的通讯记录中会显示“对方结束通讯!”。
图 4-9 通讯结束
4.1.4 消息广播
消息广播是需要用户权限的，只有授权管理系统（MrAdmin）指定的用户才可给对应范围内的人员发布消息广播。
点击即时通按钮，选择系统菜单中的广播消息，如果当前用户没有权限，会弹出提示框（如图4-10）。
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图 4-10 提示框
如果当前用户拥有权限，则弹出消息广播窗口。
在选择部分，可以选择发布消息的部门或角色范围，范围是由授权系统指定的，用户在这里并不可以修改。
在信息窗口中输入需要发送的信息内容，然后点击“发送”按钮或者按Ctrl+Enter组合键即可将消息广播到相应的用户。 4.1.5 广播窗口增加部门多选功能
在系统菜单中选择广播消息，如图，选择要广播的对象 ，确定接受广播的人员或部门，写入广播信息发送即可。（如图4-11）
图4-11 广播窗
注意：此项功能只有有此权限的有关人员可以使用，无此权的人员使用此权限，系统将提示出错。 ? 提示：
1、包含子部门：选择此项，在广播时选择的部门将包括当前部门以下的所有子部门。 2、只给在线人员：收到消息的人员只是即时通处于在线状态的用户。
3、时效是指接收用户此时没有在线，服务端保留该消息的时间范围。如果接收用户在设定的时间段内上线，系统会自动将该消息发送出去。如果接收用户在超过设定的时间段内仍未上线，也就是说超过了时效，系统将自动将该消息在服务端删除，接收用户将不能再接收到该消息。 4.1.6 文件传输
文件传输根据对方用户的工作状态、接收用户的人数和个人文件的存放等分为以下几种方式。 4.1.7 直接发送
此种方式适用于对方用户在线，而且只是对单一用户发送文件。选择发送文件的方法有
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两种。
第一种方法（建议采用）：
选择等待发送的文件或文件夹，然后按住鼠标左键将其拖动到需要接收的用户项上，鼠标掠过用户项时会显示为4-12）。
窗口上边显示接收用户的基本信息。
下边是文件列表窗口，主要显示等待发送的文件和文件夹，并注明每个文件的文件大小、类型、时效和文件说明等。
文件如果需要说明，可在“统一说明”中输入说明文字。
如果需要添加、删除发送的文件，可以通过点击下边的相应按钮实现。 — 添加发送文件到发送列表。 — 删除列表中的已选文件。
— 添加目录（文件夹）到发送列表。
。确定了用户后，松开左键，此时弹出文件传输窗口（如图
图 4-12 文件传输
第二种方法：
在待接收文件的用户项上单击右键，选择用户菜单中的“发送文件”命令，此时同样弹出文件传输窗口（如图4-13），然后进行文件或文件夹的添加删除。
图 4-13 文件传输
如果接收用户此时在线，可以选择直接发送的方式，此时只需点击“发送”按钮。接下来，文件传输会根据对方即时通的文件接收设置来进行。如果对方设置为自动接收，此时点击“发送”后会立刻进行文件传输，同时发送进度会显示文件传输情况（如图4-13）；如果对方设置选择接收，那么传输首先需要得到对方的认可，通过后才可进行传输。 4.1.8 服务器转发
此种方式适用对方用户处于任何工作状态，系统首先将文件转存到服务端，然后下发接
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收通知给相应的用户，由用户自己去选择下载。文件的保存是有时效的，时间的长短由发送用户在发送时设置。
选择文件发送的方法同直接发送是一样的，同样都要进入文件传输窗口（如图4-13）。发送文件列表编制完成后，点击“服务器转发”按钮，文件将被传送到服务器端，同时显示发送进度。 4.1.9 文件分发
此种方式适用于向多个部门或人员同时发送文件。
点击文件传输窗口中的“分发”按钮，此时窗口右边会展开一个新的窗口（如图4-14），用来选择分发对象。窗口中显示的是企业组织结构树，只需在需要接收文件的用户或部门前勾上标记即可将其列为分发对象。
图 4-14 分发文件
采用分发的形式只能通过服务器转发文件，方法参见服务器转发。 4.1.10 文件接收
文件的接收方式根据发送、接收用户即时通设置和发送形式的不同，分为以下两种情况。 4.1.11 直接接收
（1）如果发送文件用户采用直接发送，而接收文件用户采用自动接收，那么在发送方点击发送后，接收用户的即时通会自动弹出接收文件窗口（如图4-15）。
窗口中显示发送用户姓名和发送文件的列表，保存路径则是接收用户在平时就已经设置好的自动接收路径。整个接收过程有进度显示，如果点击“取消”按钮可以终止此次文件接收。
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图 4-15 接收文件
接收完毕，会有文件传输事件信息提示（如图4-16），显示接收了多少文件和时间等，便于将来查询。
（2）如果对方直接发送，而接收用户没有设为自动接收，那么用户首先收到文件接收提示通知。
图 4-16 传输信息
根据消息的提示方式，确认通知后，此时会弹出接收文件确认提示框（如图4-17）。
图 4-17 选择接收文件
在该提示框中接收用户可以选择接收的文件，如果不需要接收的可以将该文件前面的标记去掉。然后点击“接收”按钮，此时需要用户选择接收文件路径，确认后便可以进行文件传输了。
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4.1.12 文件接收
如果发送用户采用服务器转发，那么接收用户就不可以直接接收文件了，而是需要去服务端下载该文件。
图 4-18 接收通知
首先，服务端发送接收通知给接收用户（如图4-18），在该通知对话框中包含了所有待接收的文件。用户如果要下载文件，可以在通知对话框内的“关闭后打开文件管理窗口”前打勾，这样只要用户点击关闭按钮便可进入文件管理界面。如果此时用户不直接启动文件管理界面，可以在退出通知对话框后，点击即时通主界面中的文件管理按钮选择即时通系统菜单中的文件管理命令进入文件管理界面（如图4-19）。
，或者通过
图 4-19 文件管理
在文件管理界面可以进行文件的上传和下载，此时在远程文件列表中显示了需要当前用户需要下载的文件或文件夹，并包括了该文件的具体信息，如上传时间、上传人员等。左边文件夹窗口则是按树状结构管理各种文件夹的，在待接收文件中按用户名将等待接收的文件进行分类，本地接收文件夹则包括了直接接收文件的文件夹，也是按用户名进行分类的。
文件列表中的文件现在保存在服务端，这里只是一个文件头，用户可以下载或者直接在服务端将其删除。
选择需要下载的文件，然后点击工具条中的“下载到”、“立即下载”或单击右键选择菜单中的相关命令。
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存文件，然后将鼠标移至需要盖章的位置，点击文档选择电子印章即可。确定无误后点击发送按钮。如图4-74
图4-74
注意：
1．如果此环节请不要加文档保护。
根据流程将从“经办人”来到“工程主管人员”。在这里需要注意的是请选择处理人，在这里有“2”个处理人，根据项目的不同请选择相对的人员进行处理。
此时将通过即使通讯将消息提示发给迟作杰，此时迟作杰点击公文处理此时在“待处理任务”里会看到刘伟发过来的《华北电力项目建议书》的文件。如图4-75
图4-75
此时“工程主管人员”会将文件转发给相应得“专责工程师”，工程主管人员需要察看正文点击打开文档即可，如果想看原始正文可以点击处理记录点击察看开始文件即可。如图4-76
图4-76
如果不同意，有意见可返回给“经办人”修改，如图4-77
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图4-77
根据流程将从“工程主管人员”来到“专责工程师”。在这里需要注意的是请选择处理人，在这里有“2”个处理人，根据项目的不同请选择相对的人员进行处理。
此时将通过即使通讯将消息提示发给郝德智，此时郝德智点击公文处理此时在“待处理任务”里会看到迟作杰发过来的《华北电力项目建议书》的文件。如图4-78
图4-78
此时郝德智点击“打开文档”对《华北电力项目建议书》进行审核和批示。此时做过修改留有痕迹的地方会留下修改痕迹，做完修改后要保存文件。在点击发送按钮。
根据流程将从“专责工程师”来到“工程主管人员”。在这里需要注意的是请选择处理人，在这里有“2”个处理人，根据项目的不同请选择相对的人员进行处理。
此时将通过即使通讯将消息提示发给迟作杰，迟作杰击公文处理在“待处理任务”里会看到郝德智发过来的《华北电力项目建议书》的文件。如图4-79
图4-79
假设迟作杰由于某原因不能立刻处理此文件，可更改此节点的处理人为 其他处理人。如图4-80
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图4-80
点击更改处理人之后，出现选择其他处理人的窗体，选择新处理人即可。如图4-81
图4-81
假设此处选择新处理人为王树声，则王树声会在即时通上收到一条消息通知，此时王树声点击公文处理此时在“待处理任务”里会看到迟作杰发过来的《华北电力项目建议书》的文件。此时王树声点击“打开文档”对《华北电力项目建议书》进行审核和批示。此时做过修改留有痕迹的地方会留下修改痕迹，做完修改后要保存文件。在点击发送按钮。如图4-82
图4-82
此时刘伟会在即时通上收到一条消息通知，此时刘伟点击公文处理此时在“待处理任务”里会看到王树声发过来的《华北电力项目建议书》的文件。按照流程刘伟应该归档即可。如图4-83
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图4-83
4.3.4 归档
刘伟击发送将进入归档。文件可以归放在多个资料室里。如图4-84
图4-84
注意：
1、只有文档管理员、资料室管理员和各个文件夹具有文档管理的人员才可以归档。 2、根据权限的不同所看到的资料室也不同。如图4-85
图4-85
归档完成后需要填写相关的信息，例如文档号、文档来源关键词等，以便日后查找方便。如图4-86
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图4-86
4.4 文档浏览
4.4.1 文档浏览
根据权限不同所能看到的资料室也不同，根据不同的资料室所看到的文件夹权限不同，所做的操作也不同。
我们先解释下什么是资料室？什么是文件夹？什么是资料室下的文件夹？如图4-87
图4-87
例如：我们现在有4个资料室，我们分解下四种不同的权利的效果图。如图4-88
图4-88
共4种现象：
1、 2、 3、 4、
文档管理：可以从后台引入标准文件或者删除权力所管辖范围内的文件。 文档浏览：可以打开文件看其内容。
文档名可见：只能看到文件名称不可以打开浏览内容。
节点可见：有加号的地方无法打开，假设别人能看到4个资料室，也许您
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