信息管理与信息系统专业（2014年） 毕业实习报告
毕业实习报告
目 录
第1章 实习单位概况………………………………………..………….…..1
1.1自然状况 ...................................................................................................... 1 1.2经营状况 ...................................................................................................... 1
第2章 信息管理的现状及存在问题…………….……………...……..3
2.1实习部门介绍............................................................................................ .3 2.2实习职位介绍............................................................................................. 3 2.3发现的问题 ................................................................................................. 3
2.3.1 SAP方面问题：线上与线下沟通脱节 .............................................. 4 2.3.2资产管理方面问题：系统操作复杂，回收流程繁琐....................... 5 2.3.3合同管理方面问题：预算不准确，失效合同损失大....................... 6
第3章 信息管理问题的初步解决方案………………..……………..8
3.1 SAP方面问题的解决方案 ..................................................................... 8
3.1.1问题分析............................................................................................... 8 3.1.2初步解决方案....................................................................................... 8
3.2资产管理方面问题的解决方案 ............................................................ 9
3.2.1问题分析............................................................................................... 9 3.2.2初步解决方案....................................................................................... 9
3.3合同管理方面问题的解决方案 .......................................................... 10
3.3.1问题分析............................................................................................. 10 3.3.2初步解决方案..................................................................................... 10
第4章 实习心得………………………..………………….………...………11
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第1章 实习单位概况
1.1 自然状况
华晨宝马汽车有限公司（BBA）是宝马集团和华晨中国汽车控股有限公司共同投资成立的合资企业，从事BMW品牌汽车的制造、销售和售后服务。公司的生产基地位于工业基础雄厚的辽宁省沈阳市，在北京设有分公司，销售和服务网络遍及全国。截止到2013年6月，公司拥有超过13000名员工。
2003年5月，华晨宝马汽车有限公司注册成立，其注册地和生产厂设在辽宁省省会沈阳市。作为中国汽车工业新成员，华晨宝马汽车有限公司致力于从高起点开始，有机地融入到中国经济和社会发展的潮流中去，为中国客户提供BMW品牌最先进且拥有全球同一品质的高档轿车。
华晨宝马汽车有限公司长期贯彻本地化战略。2006年底专门为中国市场推出的BMW 5系长轴距版是本地化生产的里程碑；持续拓展的本地零部件供应商体系在2012年超过了320家，年度采购额达125亿元。华晨宝马已连续七年成为沈阳市第一大纳税企业。铁西工厂建成后成为了中国最先进、最环保的汽车工厂，使宝马本地化生产进入一个全新的阶段。
华晨宝马汽车有限公司致力于成为中国最成功的高档汽车制造商，引领中国高档车市场的发展。公司将坚持把最新的产品和最先进的技术引进到中国市场。同时作为负责任的企业公民，BMW将继续为中国社会实现可持续增长做出不懈的努力，与各界爱心人士携手传递责任之悦，创造价值之悦，共飨进步之悦。
1.2经营状况
作为宝马集团全球生产体系的组成部分，2004年5月20日，华晨宝马沈阳工厂举行正式揭幕庆典，这标志着合资项目一期全部完工，为宝马在中国的发展树立了新的里程碑。
华晨宝马沈阳工厂具备灵活、高效的特点，凭借完善的生产和质量控制体系、精湛的生产工艺，从一开始就完全达到了宝马全球工厂统一的质量标准，并于
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2004 年通过了ISO 9001:2000认证。在中国首届汽车品牌顾客满意度调查结果中，宝马更赢得了2005年“中国汽车品牌最佳产品质量奖”。这一切让“宝马就是宝马”的承诺成为公认的事实。2005年，华晨宝马汽车有限公司在中国共向客户交付15300辆BMW 3系和5系，同比增长76.7%。2006年前三季度，由华晨宝马汽车有限公司生产的BMW 3系和5系销量已超过2005年总销量。
华晨宝马将员工视为公司获得成功的决定性因素。“像制造宝马汽车那样发展我们自身”，是华晨宝马对每一位员工的要求和承诺。为此公司引入了“华晨宝马学习车”的概念。这个概念由五个核心元素组成：即专业技能发展、管理技能发展、通用技能发展、学习态度和在职学习。遵循这一理念，华晨宝马对员工进行定期的系统培训。公司为员工创造了良好的学习环境，鼓励员工不断学习，不断提高专业水平。目前，沈阳工厂拥有员工3400人。所有员工都通过了内容丰富的培训课程，完全符合宝马全球标准要求的工作资格。
根据宝马集团2004年对宝马品牌全球工厂质量审核结果，华晨宝马沈阳工厂以完善的生产和质量控制体系、精湛的生产工艺，完全达到了宝马全球工厂统一的质量标准。
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第2章 信息管理的现状及存在问题
2.1实习部门介绍
我实习的部门是华晨宝马汽车有限公司信息技术部（IT部），在公司的部门划分中属于BBF-4。IT部负责提供信息技术运营支持，相当于内部信息技术服务提供商。IT让业务流程变得效率更高、更有成效且节省成本，帮助用户根据信息技术调整其信息业务流程。在IT部中我任职在BBF-43 IT基础架构部门（Infrastructure）中BBF-431工作环境系统部门（IT Workplace System）。
BBF-431主要负责全公司IT设备（硬件及软件）的管理，主要包括IT账号、PC机、移动电话及SIM卡、LYNC、视频会议系统、投影仪、扫描仪、打印机、终端用户申请、共享文件夹等等。BBF-431提供有关IT设备的分配、购买及相关解决方案。如图2.1所示。
2.2实习职位介绍
我实习的职位是BBA BBF-431部门的实习生（Intern）。作为该部门的实习生，我主要负责通过SAP系统对IT设备进行采购，其中包括创建订单、等待订单审批、联系供应商发货及收货等。此外，我还负责BBF-431部门内部文案工作，包括IT设备管理、文件管理、供应商管理及报销管理等。
2.3存在的问题
在做BBF-431实习生的过程中，我认真学习部门相关技巧，将信息管理与信息系统专业的专业知识与岗位所需知识进行结合，努力发现该岗位在信息管理与信息系统方面所存在的问题。在3周的实习时间了，我发现了该部门内存在的三方面相关问题。
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IT
共享 文件夹
账号
电 脑
终端用户 申请
IT 附件
IT
打印 机
工作环境
电话及 电话卡
扫描 仪
投影 仪
LYNC
VC
图2.1 实习部门主要工作内容
2.3.1 SAP方面问题：线上与线下沟通脱节
BBA在信息管理方面使用的是SAP软件。 SAP公司成立于1972年，总部位于德国沃尔多夫市，是全球最大的企业管理和协同化商务解决方案供应商。目前，在全球有 120多个国家的超过172000家用户正在运行SAP软件。可见SAP软件在BBA的使用会帮助公司更好的管理信息，将先进的管理理念和方法转变为切实助力企业“蕴韬略，更卓越”的现实。
但SAP软件是否能切实的解决公司的实际问题还是要从软件的使用实际出发。我在使用SAP系统进行IT设备管理的过程中，还是发现了问题。图2.2是SAP系统货物采购流程图。
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图2.2 SAP 系统货物采购流程图
在SAP系统收货环节，收货软件操作是由货物订单创建者完成，而收货实际操作是由仓储部门收货员完成，由于信息沟通不流畅，线下物理收货后往往不能及时在线上SAP系统中收货。而SAP财务系统给供应商付款时是根据SAP软件的收货时间来计算付款周期。因此，由于SAP系统收货不及时，付款往往超过实际付款周期，供应商就会催促财务部门付款。财务部门则进一步找到订单创建者催促其对订单进行更新，造成一系列被动工作。
在以上问题中，SAP软件系统能很好的完成公司采购的一系列流程，但由于线上操作与线下操作脱节，导致了一系列工作的滞后，甚至是供应商公司的指责。因此，线上与线下沟通脱节是BBF-431在信息管理与信息系统方面的问题之一。
2.3.2资产管理方面问题：系统操作复杂，回收流程繁琐
BBF-431 IT资产管理环节中，包括对员工拥有的IT资产进行管理。BBA拥有一套独立的IT资产管理系统，便于管理人员对公司职工名下的资产进行管理，其中包括配给、更新、回收等。
该方面存在的问题是资产管理系统不被广大职工熟知，且操作繁琐、利用率低。职工若想查找其名下资产详情不知从何入手。此外，在职工离职过程中，按照公司规定，职工需将IT资产上交资产管理处。但是，在上交资产过程中，IT部规定需将不同资产分别交到不同的部门，并找不同的负责人进行签字。资产回收流程繁琐、需涉及负责人签字处多。以下表格是我在实习期间整理的离职人员在归还IT设备时需要找人签字的名单。如表2.1所示。
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表2.1 IT设备归还签字清单
设备 工厂 DD PC TX Container 1B (1 Floor) 5688 for PC Return the phone and iPhone & SIM card DD & Sign for the Phone and TX IT building 9588 SIM card DD Token TX System access DD TX Container 1C (2 Floor) IT building Container 1E(1 Floor) 5010 sign 6901 Sign for the system 6351 access IT building 8072 Return the token and IT building 8798 SIM card 负责人 座位 IT Helpdesk 电话 职能 9291 Return the PC, Sign 2.3.3合同管理方面问题：预算不准确，失效合同损失大
BBF-431部门工作中，需要涉及采购不同的IT设备，其中包括软件及硬件设备。在大额采购过程中，部门负责人员与采购部门需事先与多家供应商联系，通过投标选择合适的供应商签订采购合同。设备的采购都是通过合同上商议好的价格进行采购。由于需要采购的设备种类繁多，公司需要与多家供应商签订不同的采购合同。
按照BBA的规定，在合同签订中，需要设置合同交易金额上限，若在实际的采购过程中超过合同上限，则表示合同已经没钱。此时，需要向合同内续钱或重新投标签订新的合同。由于以上两种方法都需要走极其漫长的审批流程，因此设定好合同交易金额上限极其重要。在此过程中，预算显得尤为重要，BBF-431要根据下一年不同设备需求量的预算来设置合同金额。因此，在每年开始之前，BBF-431要向公司的每个部门搜集设备需求预算。
我所发现的问题如下：首先，各个部门对IT设备的预算时间长、精确度低，经常出现反复提交现象，造成信息搜集不准确。其次，BBF-431对于搜集上来的
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IT设备预算利用效率不高，没有进行审核及进一步对数据进行分析。再次，合同金额设定脱离预算较高，往往是经验数值，导致经常出现合同交易金额突破上限，合同需要再次修订，用户的设备购买需求无法满足。
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第3章 信息管理问题的初步解决方案
3.1 SAP方面问题的解决方案
3.1.1问题分析
在第二章对问题的描述过程中，我已经初步分析了其中的问题所在，即线上与线下沟通脱节。此类问题是信息管理与信息系统中常见的问题。其主要特征为信息系统设计非常好，结构完整，功能齐全。但在实际使用过程中，线下动作与线上动作脱节，公司在操作层面的动作不能及时的在系统中进行更新，导致日常工作受阻。
3.1.2初步解决方案
在此问题上，我提出了如下解决方案：
首先，应尽量减少信息系统与外界的接口。即仅由一人完成系统的线下收货和软件收货操作。若两者工作量加起来很高，则应实时公布设备收货状态，共享收货信息，保证线下收货状态与软件收货状态一致。
其次，做好系统外信息管理工作。其中包括纸质档案如收据、发票、收货清单等。应做好整理归类，便于日后查询。
再次，定期对订单进行管理。包括订单提交时间、订单内容、交易金额、所属合同、批复状态、收货时间等。这样，即使忘记做相应操作，在周期性检查更新中，也会发现纰漏并即使更正信息。
对于信息系统的应用过程中，应对系统的接口做好管理，对系统及时更新，及时检查，这样才能使是SAP中先进的管理技巧及管理经验更好的应用的公司的实际中去。
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3.2资产管理方面问题的解决方案
3.2.1问题分析
在资产管理问题中，涉及信息管理与信息系统方面的问题是资产管理系统设计的很完善，但是利用效率的。这是信息系统中最常见的问题。原因在于用户没有养成登录此系统解决问题的习惯，即便这个系统很有用，能有效的解决实际问题，但是用户基数低，则此信息系统还是失败的。
此外，资产管理问题中还存在设备回收复杂，流程多等问题需要解决。
3.2.2初步解决方案
根据以上对问题的详细分析，我认为在资产管理方面，应该做好以下几方面工作。
首先，提高资产管理系统的重要性，培养用户应用此系统的习惯。例如在每年资产盘点的程序中，让用户自己在系统中确认自己的资产信息并提交。若用户没有在资产管理系统中更新自己的资产信息，则对该用户的资产进行回收。这样不仅减少了每年资产盘点工作中的工作量，更让用户认识了资产盘点系统，了解了其存在和使用的重要性，达到双赢的效果。
其次，将资产管理系统的入口放在用户容易发现的位置，使用户更容易发现并使用该系统。简化资产管理系统内的流程，让用户使用更方便。信息系统的出现是为了解决问题，而不是给用户制造麻烦。
再次，在资产回收问题中，既然不同工作组管理不同的IT设备，部门应该出台IT资产回收指南。在指南中，应明确设备回收流程、设备责任人、办公地点、联系电话等。这样不仅方便离职用户的设备上交，更是方便各个工作组对设备的管理。
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3.3合同管理方面问题的解决方案
3.3.1问题分析
在设备预算问题中，出现了信息收集不准确，信息利用效率低，信息没有再加工等问题。原因在于在设备预算信息的搜集过程中，需要参与的负责人多，各自获得的信息量不同、工作效率不同、工作质量不同等一系列问题。
在合同管理问题中，合同经常出现交易额超过预算的问题。此问题之所以出现，是因为组内员工没有重视合同的管理，总是等到合同没钱了才去想应该怎么做，需要多少工作量，而不是提前做好对策。
3.3.2初步解决方案
设备预算问题中，我认为应在BBA内部网站专门创建一个IT设备预算网页，这样不仅能规范预算信息提交准确度，还能在规定时间内关闭网页，以便督促各部门预算负责人把握工作进度，及时提交预算信息。
通过创建IT设备预算网页，可以收集用户提交的信息，对信息进行过滤、搜集、整理、提取等相关操作，便于对信息进行挖掘，观察各个设备预算需求的趋势，以便更好的把握下一年度的预算额度。
在合同管理问题中，部门内部员工应该加强对各个合同的管理，包括合同创建时间、到期实践、合同金额、合同联系人、合同已使用金额等。做好每个月份合同交易额记录，了解合同在何时间段需求量大，并做好防范措施。对于合同交易金额将要达到上限的合同，提前联系供应商及采购部门，根据合同使用情况及产品交付情况，决定是否进行合同续款或重新拟定合同。
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第4章 实习心得
在华晨宝马汽车有限公司为期3周的实习时间里，我在学习、眼界及友谊方面均收获了很多。
在学习方面，我在BBA BBF-431内所从事的工作很接近我的专业，即信息管理与信息系统专业。在职期间，我熟练的掌握了应用SAP系统进行采购、收货等的流程。在课本上，我只知道SAP是世界上各大公司应用最广泛、最成功的ERP管理软件，却没有实际的认识及操作。通过实习，我不经深刻的了解了该系统，且对应用及操作非常熟练，做到了理论和实际相结合，这正是我实习的目的所在。在实习的过程中，我不仅熟练掌握了SAP，还认识了办公室常用软件如Outlook、OneNote、LNNC、Visio等软件，更是对Word、Excel及PowerPoint的功能有了更进一步的认识。这些知识都是我在校园里没办法接触到的，所以很感谢BBA能给我这次宝贵的实习机会。
在眼界方面，我看到了校园内看不到的东西。如参观汽车制造车间、感受正规大公司的工作流程、体会在社会上与人相处的方式等。也许这就是实习的魅力所在，可以让自己提前接触社会、增加自己的工作经验。以前自己很向往那些已经工作了的人，可以不用在上学，可以花钱买自己想要的东西。但当我真正接触到他们的时候，才感觉到他们身上的压力，尤其是外企的工作模式。自己作为实习生工作在他们之间，感觉到他们每个人都有任务在身，下班回家后还要把笔记本带回家去加班，原来他们也非常不容易。了解了他们，才让我更加清楚的认识了自己，更加知道去珍惜现在所拥有的一切。
在友谊方面，我很庆幸自己交到了很多朋友，他们在我实习期间给了我很多的帮助。作为过来人，他们各个细心的交我做人处事的道理，教我如何适应快节奏的工作氛围，教我要我以后的生活做好规划。他们是我在实习期间得到的宝贵财富，是我的良师益友，为我未来的生活指明方向。
是这次实习让我收获到了以上许多，在今后的日子里，我会更加珍惜在学校的实践，努力学习，把理论与实际相结合，为今后的美好生活打下坚固基础。
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