5.1.1 图像存储格式一般应选择TIFF（G4）或JPEG格式。这两种图像格式存储文件小，通用性强，不使用专门图像编辑和浏览软件也能在WINDOWS系统平台上进行浏览和管理。
5.1.2 采用黑白二值模式扫描的图像文件，应采用TIFF（G4）格式存储；采用灰度或彩色模式扫描的图像文件，应采用JPFG格式存储。 5.1.3 提供网络查询的图像，可把原TIFF或JPEG图像文件转换为CEB、PDF、海蓝或其他格式。 5.2 图像文件的命名
5.2.1 每一份文件应以该文件相对应的唯一档号来为扫描后的图像文件命名。为了便于管理和数据挂接，图像文件命名的档号格式应与其目录数据库中的档号格式相一致。
5.2.1.1 传统以卷为保管单位的文书档案，档号格式为：全宗号—目录号—案卷号—文件所在页号（或文件顺序号）或全宗号—年度—保管期限代码—类别（机构）代码—归档号—文件所在页号（或文件顺序号）。
5.2.1.1.1 保管期限代码为永久为1、长期为2、短期为3、30年为4、10年为5。
5.2.1.1.2 类别（机构）代码由各单位根据实际情况进行编制，固定使用，没进行分类的则以“0”替之。
5.2.1.2 立卷改革后以件为保管单位的档案，根据档案类型的不同其档号格式有所区别。
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5.2.1.2.1 文书档案档号格式为：全宗号—年度—保管期限代码—机构（问题）代码—件号。
5.2.1.2.2 会计档案图像档号格式为：全宗号—年度—类别—件号。 5.2.1.2.3 基建档案档号格式为：全宗号—年度—项目代号（代码）—保管期限代码—类别号代码—件号。
5.2.1.2.3.1 类别号代码：基建文字为1、基建图纸为2。 5.2.1.2.3.2 项目代号（代码）由各单位自行编制，固定使用。 5.2.1.3 企事业档案的图像文件以档号及件号来命名，具体格式为：全宗号—类号—案卷号—件号（或文件所在页号）。企事业档案类号的编制应遵循国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》，年度与类目号以及不同级类目号之间用“.”分隔；
5.2.1.4 如有行业规定的档号命名格式，则应按行业标准来命名其图像文件。
5.2.2 档号中的各号（代码）固定位数，不足前补“0”。具体如下： 全宗号3位、目录号3位、案卷号4位、文件所在页号4位、文件顺序号（件号）4位、年度4位、类别（机构）代码2位、归档号4位、一级类目代号1位、二级以上类目代号2位。
档号中空缺或没有进行编制的号（代码），如全宗号、类别（机构）代码等，则以“0”替之。
5.2.3 多页文件应建立相应的文件夹，并按档号加上页码顺序对图像文件命名。
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5.2.3.1 以卷为保管单位的档案，每卷建立一个文件夹并以其档号来命名。
5.2.3.2 以件为保管单位的档案，每件建立一个文件夹并以其档号来命名。 6 目录建库 6.1 数据格式
选择通用的数据格式（DBF、TXT、MDB），能直接或间接地通过XML文档进行数据交换。 6.2 档案著录
按照《档案著录规则》（DA/T 18）、《广西文件级档案目录数据采集方案》等要求进行著录，建立规范档案目录数据库。 6.3 目录数据质量检查
质量检查可采用人工抽查或软件自动校对等方式，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确。为了保证目录数据与图像文件能够正确挂接，检查时要重点检查档号是否准确、录入的数据条目数与档案的实际数量是否一致，发现数据错录、漏录应及时进行修改、补录。 7 数据挂接 7.1 汇总挂接
档案数字化后形成的图像数据库，经过质量检查确认合格后，通过相应的软件与档案文件目录数据库进行批量挂接。
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7.2 检查挂接
数据挂接后，以档案文件级目录数据库为依据，对挂接的图像文件进行检查，核对图像文件的命名格式是否符合要求，发现错误及时作出修正。 7.3 挂接登记
对汇总挂接及检查挂接的情况进行登记，对挂接错误的注明错误原因、处理办法及修正结果（登记表格参见附表B）。 8 数据验收 8.1 数据抽查
8.1.1 以抽查的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
8.1.2 同一批验收的档案，抽查的比率不得低于15%。 8.2 验收指标
8.2.1 目录数据库与图像文件挂接错误，图像文件不完整、不清晰、有错误等，为“不合格”。
8.2.2 同一批验收的档案，质量抽查合格率达到95%以上（含95%）时，可以验收“通过”。
合格率=抽查合格的文件数/抽查文件总数×100%。 8.3 验收审核
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验收“通过”的结论，必须经过分管领导审核、签字后才有效。 8.4 验收登记
对验收过程进行详细登记，以备查考（登记表格参见附表B）。 9 数据备份 9.1 备份要求
9.1.1 在档案数字化的过程中,要求把每天形成的图像文件数据备份到计算机的硬盘上。
每星期形成的图像文件数据，除备份在计算机硬盘外，并采用一次性写入光盘刻录一套数据保存。
9.1.2 数据挂接并验收合格后，应及时进行备份。采用多套备份方式，备份介质为一次性写入光盘,至少备份3套，并注意异地保存。 9.2 数据检验
备份的数据应进行检验，检查备份数据是否能被计算机正确读取、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。 9.3 备份标签
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，并简略说明备份内容和备份时间，以便查找和管理。 9.4 备份登记
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对每次备份的内容、数据大小、备份时间、备份套数及数据存放位置等进行记录（登记表格参见附表C）。 10 数据管理 10.1 管理要求
加强对纸质档案数字化成果的管理，制定相应的管理制度，对备份数据定期检查,确保数据的安全、完整和长期可用。 10.2 保管环境
10.2.1 数据光盘不得擦洗、划痕、触摸其裸露处以及弯曲、挤压、摔打盘片。
10.2.2 数据光盘保管环境温度为14℃—24℃，相对湿度为45%—60%。
10.2.2 防止数据光盘沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射，远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。 10.3 检测与维护
10.3.1 备份数据光盘每年进行一次有效性、安全性检查，并每4至5年重新刻录、备份数据。
10.3.2 如原数据运行的软、硬件平台发生改变，应及时对数据进行转换，并做好备份。
10.3.3 做好数据检测与维护过程的登记，数据转换时应说明数据转换的原因及采取的转换措施、转换数据数量等。
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