第三，完善接待工作制。一是坚持信访接待日制度。我们规定每周三为主任信访接待日，计生委5名负责同志轮流值班，负责信访接待工作，无特殊情况下，做到一般性工作服从信访工作，事务性工作让道信访工作。在接待来访时，委领导能耐心地听取群众反映的问题，同群众面对面地进行沟通和交流，能当场答复的当场答复，不能当场答复，则说明理由，疏通思想，或约定时间给予处理和回复，从而减少信访的“回头率”，提高群众的“满意度”。二是坚持热情接待制度。在信访工作中，要求每位工作人员坚持执行“一张笑脸相迎、一声问侯请坐、一杯茶水解渴、一片热心办事、一声再见送行”的五个一文明接待制度，保证来访者怨气而来，喜气而归。三是坚持来信来访登记制度。具体接访中做到一听二记三看，即：仔细听取来访的的陈述，弄清来访原因的事情原委；准确无误地记录来访者所反映的情况，便于查考和办理；认真查看和分析来访者所反映的材料，为处理信访问题提供依据。通过文明接待，真正做到接访热心、听记细心、宣传解释耐心、解决问题诚心、让来访者顺心。
第四，落实跟踪服务制。我们一直坚持“群众工作是大事，信访工作无小事”的理念，把人口计生信访工作作为重要事项安排，把群众的来信来访作为头等大事对待。为了尽量使群众满意，努力避免上访回访现象，我们转变工作思路，改变工作方法，变群众上访为主动下访。今年以来，我们主动到几个上访老户家中做思想感情工作。委主要领导亲自找当事人谈心，对照相关政策规定进行宣传疏导，影响很大，当事人非常感激和满意。
三、标本兼治，创新信访工作特色
今年以来，我们把严格依法查处典型案例作为减少信访量、上访量和重复信访的有效措施和手段来抓，对“苗头性”信访及时办，“疑难性”信访重点办，“热点性”信访跟踪办、“棘手性”信访慎重办，创新工作特色，力求标本兼治。具体工作中，我们做到了“三个坚持、三个加大”。
一是坚持快捷处理信访，加大查处办度。我们在处理来信来访过程中，强调一个“早”字，坚持一个“快”字。对群众来信当天收到当天阅看，当天登记，当即转办，或及时电话与基层计生办联系，力争当即回复，周内结案，一般不得超过一个月结案。对群众反映较为强烈的违法生育，干部包庇违法生育以及应征收而未征收社会抚养费等问题，我们都做到有访必接、有信必查、有查必果。今年我们对农村部分实行计划生育家庭奖励扶助工作中，来信、来访、来电咨询量增大，我们严格按照省政策决定，对奖扶对象逐村、逐户逐人进行核实，做到不错不漏不重，对少数人不符合奖扶政策的人员耐心说服，讲清道理，直到满意为止。
二是坚持秉公处理信访，加大化解力度。每年的来信来访中，都有一些是群众对计生政策理解不够，或是对被举报人的具体事实不清，不具备举报要素的信件。针对这些信件，我们做到依法办事、秉公处理，及时给群众以满意的回复，化解党群、干群和群众之间的矛盾。如今年在争创省计划生育示范市过程中，有人举报某镇有违法生育现象，影响较大。我们立即组织了专门工作班子，由两名副主任带队，到该镇某村进行调查核实，并将检查结果及时向市委、市政府领导做了书面汇报。有力推动了该镇计生工作。
三是坚持高标准处理信访，加大目标管理力度。为了确保信访工作的规范化、制度化，我们严格按照国务院《信访条例》的要求，强化信仿工作的目标管理，把信访工作纳入各乡镇计生工作目标管理考核内容，每年都有与各乡镇签订目标管理责任书，明确各乡镇计生分管领导为信访工作的第一责任人，实行“包保”责任制。“包”，即信访第一责任人包案件处理，从接待处理到结果反馈，全过程负责，从而落实了信访工作人员的接待、处理责任；“保”，即各乡镇要保证本乡镇无上三级越级上访，保证上级交办的信访及时调查处理，及时反馈处理结果。与此同时，在办理来信来访过程中，注重向来访人宣传党的计生政策，国家的法律法规，做到既办案又宣传，提高生育政策的透明度，从而减少群众的疑虑。今年以来，除政策咨询外，全市无一例去省赴京上访，信访立结案率均达100%.
