文书、档案立卷归档管理标准(2)

 5．销售管理部门：本部门管理制度、医药商业单位档案、医院档案、药剂科档案、各地药品监管部门档案、投标竞标资料、各地区经理、主管、商务代表的合同书、毕业证书复印件。
    6．市场信息管理部门：本部门管理制度、产品宣传推广策划、产品医学培训资料、市场信息、产品市场趋势及提供论证的数据资料、社保目录资料等。
    7．人事管理部门：公司人事管理制度、管理人员毕业证、职称资格证书复印件以及公司所有员工全套人事档案（履历表、员工转正表、体检表、身份证复印件、劳动合同书、保密协议书等）及专业技术档案。
    8．其它重要文件：公司营业执照、许可证、合格证、土地证、房产证、法人代码证、批准证书、新药证书、开户许可证、报关证、外汇证等重要证照。
     9．重要的会议材料：包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
    10．上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、通知、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
    11．本公司的请示与上级机关的批复。
    12．本公司反映主要职能活动的报告、总结。
    13．本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
    14．信访工作材料。
    15．本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
    16．本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
    17．反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
  （四）平时归档办法：
     1．各部门都要建立健全平时归档制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
     2．各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归   卷使用的“案卷类目”。其条款必须简明确切，并编上号码。
     3．公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
    4．专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。
  （五）归档档案立卷管理办法：
    1．为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
    2．案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
    3．归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
    4．在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件，印件与定稿 ，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，分别立在一起不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
    5．不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
    6．卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
    7．卷内文件材料应按顺序，依次编写页号，装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。
    8．长久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。